NO-FOR-2013-09-20-1097 — Forskrift om behandling av opplysninger i politiet og påtalemyndigheten (politiregisterforskriften)

Kapittel 1. Generelle bestemmelser § 1-1 Formål Formålet med politiregisterloven og forskriften er å bidra til effektiv løsning av politiets og påtalemyndighetens oppgaver, beskyttelse av personvernet og forutberegnelighet for den enkelte ved behandlingen av opplysninger. Når behandling av opplysninger nødvendiggjør en avveining mellom hensynet til personvern og hensynet til kriminalitetsbekjempelsen, skal det ved avveiningen foretas en forholdsmessighetsvurdering, jf. også § 4-2 første ledd. § 1-2 Definisjoner I tillegg til definisjonene i politiregisterloven § 2 gjøres det følgende presiseringer: personopplysning: biologisk materiale, som blod, spytt, hår med videre anses som personopplysning dersom materialet er analysert eller på annen måte er identifisert, slik at det kan knyttes til en person. Opplysninger om lokasjonsdata, online-identifikatorer og faktorer knyttet til genetisk informasjon regnes også som personopplysning når de kan knyttes til person. En opplysning anses ikke som personopplysning dersom det må brukes uforholdsmessig mye arbeid, tid eller ressurser for å identifisere personen, og straffesak: omfatter også sivile krav som behandles etter straffeprosesslovens regler fordi de blir fremsatt i forbindelse med en straffesak, herunder krav om erstatning fra gjerningspersonen som følge av lovbruddet. Det samme gjelder krav om erstatning for uberettiget forfølgelse. § 1-3 Virkeområde I tillegg til virkeområdet som angitt i politiregisterloven § 3 , kommer loven til anvendelse for politisambandsmenn og andre som utfører tjeneste i utlandet for politiet og påtalemyndigheten, ansatte i Politidirektoratet, ansatte og studenter ved Politihøgskolen og personer som gjør tjeneste ved politiet og påtalemyndigheten uten å være tilsatt, for utenlandske tjenestemenn som i henhold til internasjonale avtaler deltar i etterforskning eller annet politimessig arbeid i Norge, når opplysninger behandles delvis til politimessige og delvis til forvaltningsmessige formål ved behandling som nevnt i politiregisterloven § 14 , når politiet og påtalemyndigheten behandler opplysninger i medhold av spesiallovgivning så langt ikke annet følger av spesiallovgivningen som regulerer behandlingsmåten, for behandling av supplerende opplysninger som nevnt i SIS-loven § 11 , og for behandling av opplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler, herunder automatisert eller datamaskinbasert opptak av lyd og bilder som er søkbare. § 1-4 Forholdet til internasjonale forpliktelser Politiregisterloven og forskriften skal anvendes i samsvar med internasjonale regler som Norge er bundet av. Kapittel 2. Behandlingsansvar § 2-1 Hvem som har behandlingsansvaret Med mindre noe annet er særskilt bestemt ligger behandlingsansvaret for behandling av opplysninger hos Riksadvokaten for behandling ved Riksadvokatembetet, Embetslederne for behandling ved statsadvokatembetene, Politimestrene for behandling i politidistriktene, Sysselmesteren for behandling på Svalbard, Sjefen for Politiets sikkerhetstjeneste og lederne for særorganene for behandling i disse organene, Forsvarssjefen for behandling som nevnt i loven § 3 tredje ledd, og (Opphevet) § 2-2 Behandlingsansvarets innhold Den behandlingsansvarlige har ansvaret for at behandling av opplysninger skjer i samsvar med lov, forskrift og instruks, og at det utarbeides nærmere rutiner for å sikre at behandling av opplysninger skjer i samsvar med gjeldende regelverk. § 2-3 Delegering av det daglige behandlingsansvaret Den behandlingsansvarlige kan delegere det daglige ansvaret for å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter. § 2-4 Delt behandlingsansvar Behandlingsansvaret kan deles mellom behandlingsansvarlige som nevnt i § 2-1 . Med mindre noe annet er bestemt i denne forskriften fastsettes delt behandlingsansvar av overordnet organ i form av instruks. Kapittel 3. Formålsbestemthet § 3-1 Behandling av opplysninger til politimessige formål Opplysninger som er innhentet til et politimessig formål kan behandles til det formålet de er innhentet for eller til andre politimessige formål. Bestemmelsen i første ledd gjelder ikke dersom det i lov eller i medhold av lov er bestemt at retten til behandling av opplysninger til politimessige formål er begrenset. § 3-2 Behandling av opplysninger til andre formål enn politimessige Opplysninger som er innhentet til politimessige formål kan bare behandles til andre formål dersom det er bestemt i lov eller i medhold av lov, eller det foreligger samtykke som nevnt i § 6-1 . Kapittel 4. Nødvendighetskravet § 4-1 Virkeområde for nødvendighetskravet Nødvendighetskravet gjelder for alle deler av en behandling, jf. politiregisterloven § 2 nr. 2, herunder ved vurderingen av hvilke opplysninger som skal registreres, hvilke personer som skal få tilgang til opplysningene, hvor lenge opplysningene skal oppbevares og hvem opplysningene kan utleveres til. § 4-2 Vurderingen av nødvendighetskravet Hva som skal anses som nødvendig beror på en konkret vurdering i det enkelte tilfelle. Ved vurderingen av hva som er nødvendig skal det foretas en forholdsmessighetsvurdering, der det blant annet skal legges vekt på formålet med behandlingen, hvilke opplysninger som skal behandles, om behandlingen gjelder alvorlig eller mindre alvorlig kriminalitet og antallet personer som får tilgang til opplysningene. Nødvendighetskravet for behandling av opplysninger i registre eller behandling som nevnt i politiregisterloven § 14 og i straffesaker, er nærmere regulert i del 7 og 11 i denne forskriften. § 4-3 Særlig om strengt nødvendig Dersom det i politiregisterloven eller i denne forskriften stilles krav om at behandlingen må være strengt nødvendig, kan behandling av opplysninger bare finne sted dersom dette er den eneste muligheten til å oppnå formålet med behandlingen eller det foreligger samtykke som nevnt i § 6-1 . Kapittel 5. Krav til opplysningens kvalitet § 5-1 Krav om tilstrekkelighet og relevans Kravet om tilstrekkelighet innebærer at opplysningene må være fullstendige, det vil si utfyllende og detaljerte, og at man så vidt mulig unngår at opplysningene gir et misvisende eller uriktig bilde av en person eller situasjon. Opplysninger er relevante når de har tilknytning til formålet og er nødvendige for behandlingen. Dersom formålet med behandlingen også kan oppnås ved å behandle færre og mindre sensitive opplysninger, skal denne fremgangsmåten benyttes. § 5-2 Kravet til korrekthet og oppdatering Kravet til korrekthet er oppfylt når opplysningene fremstår som riktige på grunnlag av de opplysningene som foreligger. I referatsituasjoner er kravet til korrekthet oppfylt når opplysningene er en riktig gjengivelse av det som ble sagt. Kravet om oppdaterte opplysninger innebærer at opplysningene også skal være fullstendige, jf. § 5-1 første ledd, etter tidspunktet for registrering. § 5-3 Behandling av særlige kategorier av personopplysninger Behandling av opplysninger som nevnt i politiregisterloven § 7 kan bare finne sted dersom det er strengt nødvendig for formålet med behandlingen. Dette vil blant annet være tilfelle ved etterlysing av en person som har begått kriminalitet, når opplysningen er av vesentlig betydning for hvorfor eller hvordan et lovbrudd ble begått eller antas å bli begått eller når formålet med behandlingen ikke kan oppnås uten at slike opplysninger behandles. § 5-4 Tidsbegrenset unntak fra kravene til formålsbestemthet, nødvendighet og relevans Opplysninger som omfattes av politiregisterloven § 8 skal enten holdes atskilt fra opplysninger som oppfyller lovens alminnelige vilkår eller merkes særskilt. Før slike opplysninger behandles, skal det foretas en vurdering av om opplysningene er av en slik art at de kan oppfylle kravene til formålsbestemthet, nødvendighet og relevans, jf. politiregisterloven § 4 , § 5 nr. 2 og § 6 første ledd nr. 1. Tidsfristen på fire måneder begynner å løpe fra det tidspunktet opplysningen blir registrert. Utlevering av slike opplysninger og behandling av disse i den enkelte straffesak er regulert i henholdsvis § 7-6 og § 26-2 annet ledd. Kapittel 6. Behandling av opplysninger grunnet samtykke § 6-1 Samtykke som selvstendig rettsgrunnlag Med mindre noe annet er særskilt bestemt kan behandling av opplysninger finne sted når den opplysningene gjelder samtykker, selv om politiregisterlovens vilkår ikke er oppfylt. Slik behandling bør likevel ikke finne sted dersom det er grunn til å tro at opplysningene ikke er korrekte eller dersom opplysningene åpenbart ikke er relevante i forhold til et politimessig formål. Dersom samtykke senere trekkes tilbake, kan opplysningene likevel behandles videre dersom de er nødvendige for å oppnå det politimessige formålet de ble brukt til. Utlevering av opplysninger kan uten hinder av bestemmelsene i politiregisterloven kapittel 5 og 6 finne sted når den opplysningen gjelder samtykker. Slikt samtykke kan likevel ikke danne grunnlag for utlevering av opplysninger i forbindelse med vandelskontroll i henhold til politiregisterloven kapittel 7 . § 6-2 Saksbehandlingsregler Når behandling av opplysninger utelukkende er basert på samtykke, skal den som samtykker informeres om dette og om hvilke konsekvenser behandlingen kan medføre, herunder om betydningen av tilbakekall av samtykke, jf. § 6-1 første ledd tredje punktum. Samtykke skal være frivillig og uttrykkelig. Samtykkeerklæringen skal som hovedregel gis skriftlig og være undertegnet og datert av den som gir samtykke. Dersom dette ikke er mulig, skal den behandlingsansvarlige nedtegne hvem som har gitt samtykke, hvilken behandling det er gitt samtykke til og hva som er årsaken til at samtykket ikke kan gis i skriftlig form. Den behandlingsansvarlige må kunne dokumentere at samtykke foreligger. Opplysninger som behandles utelukkende basert på samtykke skal merkes. Kapittel 7. Generelle bestemmelser § 7-1 Generelt Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder med mindre noe annet fremgår av bestemmelsene til registrene i forskriften del 11 eller i forskriften del 12 om militærpolitiets behandling av opplysninger. § 7-2 Forholdet mellom reglene om taushetsplikt og utlevering av opplysninger Politi og påtalemyndighet kan utlevere opplysninger dersom disse enten ikke omfattes av politiregisterlovens taushetspliktbestemmelser eller dersom vilkårene for unntak fra taushetspliktbestemmelsene i politiregisterloven kapittel 6 er oppfylt. Ved utlevering av opplysninger som nevnt i politiregisterloven § 8 annet ledd og § 20 må i tillegg vilkårene som der nevnes være oppfylt før utlevering kan finne sted, jf. også forskriften § 7-6 og § 7-5 . § 7-3 Noens personlige forhold Opplysninger som nevnt i politiregisterloven § 7 er alltid å anse som noens personlige forhold i politiregisterloven § 23 første ledd nr. 1. Utover dette vil vurderingen av om opplysninger er å anse som «noens personlige forhold» bero på en konkret vurdering av om opplysningene kan røpe forhold som må anses personlig eller beskyttelsesverdig, herunder klientforhold. § 7-4 Særlig om utlevering av opplysninger om gjenstander For utlevering av opplysninger om gjenstander gjelder politiregisterlovens bestemmelser om taushetsplikt bare i den grad opplysningene omfattes av politiregisterloven § 23 første ledd nr. 1, jf. politiregisterloven § 3 femte ledd. Ved vurderingen av om opplysninger om gjenstander er å anse som noens personlige forhold gjelder § 7-3 tilsvarende. Opplysninger om gjenstander som er frastjålet eller på annen måte er gjenstand for lovbrudd eller ble brukt til å begå lovbrudd er som hovedregel ikke å anse som noens personlige forhold. § 7-5 Særlig om utlevering av ikke-verifiserte opplysninger Opplysninger skal så vidt mulig søkes verifisert før utlevering. Ikke-verifiserte opplysninger kan likevel utleveres dersom det er nødvendig for å verifisere opplysningene, jf. § 4-2 , dersom det er nødvendig for å avverge eller forebygge lovbrudd, jf. § 4-2 , eller dersom det er nødvendig som ledd i en straffesak, jf. § 4-2 . Utlevering av ikke-verifiserte opplysninger til andre formål enn de som er nevnt i annet ledd, skal kun skje dersom det er strengt nødvendig av vesentlige samfunns- eller sikkerhetsmessige hensyn, jf. § 4-3 . Ved muntlig utlevering av ikke-verifiserte opplysninger kan det i forbindelse med etterforskning og kriminaletterretning unnlates å gjøre oppmerksom på at opplysningene er ikke-verifiserte dersom det er nødvendig for å oppnå formålet med utleveringen. Saksbehandlingsreglene i kapittel 11 gjelder tilsvarende. § 7-6 Utlevering av opplysninger underlagt tidsbegrenset unntak fra kravene til formålsbestemthet, nødvendighet og relevans Utlevering av opplysninger som omfattes av politiregisterloven § 8 kan bare finne sted dersom det er strengt nødvendig, jf. § 4-3 , for å avklare om kravene til formålsbestemthet, nødvendighet og relevans er oppfylt. Slike opplysninger kan ikke utleveres til andre formål enn kontrollen, herunder heller ikke i forbindelse med dokumentinnsyn etter straffeprosesslovens regler. Kapittel 8. Tilgang til opplysninger § 8-1 Hvem kan gis tilgang (rett til direkte søk) Tilgang til opplysninger kan kun gis til ansatte i politi, påtalemyndigheten, Politidirektoratet, Justisdepartementet og personer som nevnt i § 1-3 nr. 1 og 2. Tilgang til andre organer enn de som er nevnt i bestemmelsens første ledd kan kun gis dersom det er hjemlet i lov eller i forskrift gitt i medhold av lov. § 8-2 Til hvilke formål tilgang kan gis Tilgang til opplysninger kan gis til formål som omfattes av politiregisterloven , jf. politiregisterloven § 21 første ledd , når det er nødvendig for behandling av opplysninger til politimessige formål, jf. politiregisterloven § 2 nr. 13, behandling av opplysninger i straffesaker, herunder også påtalemessige formål, jf. også politiregisterloven § 5 nr. 1 , å sikre at behandling av opplysninger skjer i samsvar med politiregisterloven og tilhørende forskrift, jf. også § 2-2 , drift og administrasjon av informasjonssystemet, opplæring, å utføre oppgaver knyttet til vandelskontroll, jf. kapittel 7 i politiregisterloven , formål som nevnt i politiregisterloven § 32 om statistisk bearbeiding mv., behandling av opplysninger til formål som nevnt i politiregisterloven § 64 , og andre formål når det er særskilt bestemt i lov eller i forskrift gitt i medhold av lov. I tillegg skal det gis tilgang til overordnet organ i forbindelse med organets klagebehandling, kontroll- og tilsynsvirksomhet uavhengig av eventuelle tilgangsbegrensninger som er fastsatt i denne forskriften. Det samme gjelder for andre tilsynsorganer når det er fastsatt i lov eller i forskrift gitt i medhold av lov. Bestemmelsen i § 8-4 tredje ledd om bemyndigelse gjelder ikke for tilgang i kontroll- og tilsynsøyemed. § 8-3 Vilkår for tilgang Direkte søk skal kun finne sted dersom det foreligger tjenestemessig behov og det er nødvendig for å oppnå de formål som nevnt i § 8-2 . Vilkåret tjenestemessig behov er oppfylt dersom tjenestemannen vil settes i stand til å treffe en riktigere eller mer velbegrunnet avgjørelse, eller utføre en mer effektiv og hensiktsmessig tjeneste, enn om vedkommende ikke hadde hatt tilgang til opplysningene. § 8-4 Kvalifikasjonskrav og bemyndigelse Tilgang til opplysninger skal kun gis til personer som har gjennomgått opplæring. Den behandlingsansvarlige utarbeider retningslinjer om de nærmere kvalifikasjonskravene. Tilgang til opplysninger som er undergitt tilgangsbegrensning etter politiregisterloven § 21 annet ledd skal bare gis til personer som har fått særskilt bemyndigelse. Slik bemyndigelse skal bare gis til kvalifiserte personer som har gjennomgått opplæring. Bemyndigelse gis av riksadvokaten, embetslederen ved statsadvokatembetene, den stedlige politimester, sjefen for det aktuelle særorganet eller forsvarssjefen. De som har gitt bemyndigelse plikter å gi behandlingsansvarlig melding om at en bemyndigelse er trukket tilbake. Kapittel 9. Utlevering av opplysninger § 9-1 Generelt Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder med mindre noe annet fremgår av bestemmelsene i denne forskriften, herunder bestemmelsene til de ulike registrene i del 11 og militærpolitiets behandling av opplysninger i forskriften del 12. Saksbehandlingsreglene i kapittel 11 kommer til anvendelse. § 9-2 Utlevering av opplysninger for å avverge lovbrudd Ved utlevering av opplysninger i medhold av politiregisterloven § 27 første ledd må politiet inneha konkret og troverdig informasjon som tilsier at et lovbrudd vil bli begått, at utførelsen kommer innen forholdsvis kort tid og at utlevering av opplysningen er nødvendig for å kunne avverge lovbruddet. § 9-3 Utlevering av opplysninger for å forebygge lovbrudd Etter politiregisterloven § 27 annet ledd kan det utleveres opplysninger til andre offentlige organer dersom det er nødvendig for å forebygge lovbrudd, jf. § 4-2 . Ved vurderingen av kravet om nødvendighet skal det legges vekt på om politiet har objektive holdepunkter for at lovbrudd av en viss alvorlighet vil bli begått, og det er grunn til å tro at utlevering av angjeldende opplysning til et annet offentlig organ vil bidra til at lovbruddet ikke vil bli begått. Det kan utleveres opplysninger til private dersom politiet anser det som strengt nødvendig for å forebygge lovbruddet, jf. § 4-3 . I medhold av politiregisterloven § 27 fjerde ledd kan det utleveres opplysninger til offentlige organer og institusjoner dersom det er nødvendig for generell forebyggende virksomhet, jf. § 4-2 . § 9-4 Utlevering av opplysninger til politiets andre oppgaver Etter politiregisterloven § 28 kan politiet utlevere opplysninger dersom det er nødvendig, jf. § 4-2 . Med politiets andre oppgaver menes ordenstjeneste og politiets service- og bistandsfunksjon, jf. politiregisterloven § 2 nr. 13 bokstav a og b. § 9-5 Utlevering av opplysninger til politiets forvaltningsvirksomhet og sivile gjøremål Utlevering av opplysninger etter politiregisterloven § 29 kan også finne sted i form av direktetilgang, jf. § 8-2 første ledd nr. 9 , når slik tilgang er hjemlet i forskriften til registrene i del 11. Med forvaltningsgjøremål menes for eksempel oppgaver knyttet til passforvaltningen, våpenforvaltningen, førerkortforvaltningen, utlendingsforvaltningen og kontroll med vaktvirksomheten. Med sivile gjøremål menes blant annet namsfogdsvirksomheten. Før opplysninger utleveres skal det foretas en nødvendighetsvurdering, jf. § 4-2 , hvor det blant annet skal legges vekt på om politiet som forvaltningsorgan vil settes i stand til å treffe en riktigere eller mer velbegrunnet avgjørelse, eller utføre en mer effektiv og hensiktsmessig tjeneste enn om det ikke hadde mottatt opplysningene. § 9-6 Utlevering av opplysninger til andre offentlige organer i deres interesse I medhold av politiregisterloven § 30 kan det blant annet utleveres opplysninger til: skatteetaten for skatte- og avgiftsmessige formål og folkeregisterformål, og den kommunale skatteoppkreveren i forbindelse med arbeidsgiverkontrollen og skatteinnkrevingen, toll- og avgiftsetaten for toll- og avgiftsmessige formål, kontrollen med vareførselen og bistand i utlendingskontrollen, virksomheter som yter tjenester etter spesialisthelsetjenesteloven og helse- og omsorgstjenesteloven , Statens innkrevingssentral til bruk i innkrevingsvirksomheten og i forbindelse med innhenting og videreformidling av opplysninger til andre namsmyndigheter, tilsynsorganer for å fremme deres oppgaver etter lov og forskrift gitt i medhold av lov, etterretningstjenesten for forebyggelses- og sikkerhetsmessige formål, barnevernsmyndighetene i forbindelse med barnevernstjenestens ivaretakelse av sine oppgaver etter barnevernsloven , arbeids- og velferdsforvaltningen, herunder NAV i forbindelse med ivaretakelsen av oppgaver etter folketrygdloven og lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen , utlendingsmyndighetene, for deres bruk i saker etter utlendingsloven og statsborgerloven , som for eksempel saker om visum, beskyttelse, oppholdstillatelse, statsborgerskap, tilbakekall, bortvisning, utvisning og frivillig retur, kriminalomsorgen for straffegjennomføringsmessige formål, Nasjonal sikkerhetsmyndighet og klareringsmyndighetene til formål personkontroll, og kommunene i forbindelse med vurdering av om salgs-, skjenke- og serveringsbevillinger skal gis. Før opplysninger utleveres i henhold til første ledd skal det foretas en nødvendighetsvurdering, jf. § 4-2 , hvor det blant annet skal legges vekt på om mottakerorganet vil settes i stand til å treffe en riktigere eller mer velbegrunnet avgjørelse, eller utføre en mer effektiv og hensiktsmessig tjeneste enn om det ikke hadde mottatt opplysningene. Vilkåret om å hindre at virksomhet blir utøvd på uforsvarlig måte vil særlig være oppfylt dersom samfunns- og sikkerhetsmessige hensyn tilsier det. § 9-7 Utlevering av opplysninger til private i deres interesse Etter politiregisterloven § 31 kan det blant annet utleveres opplysninger til: banker og finansinstitusjoner, forsikringsselskaper, arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner, bransjeorganisasjoner, private virksomheter som yter tjenester etter spesialisthelsetjenesteloven og helse- og omsorgstjenesteloven , vaktselskaper. Før opplysninger utleveres i henhold til første ledd skal det foretas en nødvendighetsvurdering, jf. § 4-2 , hvor det blant annet skal legges vekt på om mottakeren vil settes i stand til å treffe en riktigere eller mer velbegrunnet avgjørelse, eller utføre en mer effektiv og hensiktsmessig tjeneste enn om de ikke hadde mottatt opplysningene. Vilkåret om å hindre at virksomhet blir utøvd på uforsvarlig måte vil særlig være oppfylt dersom samfunns- og sikkerhetsmessige hensyn tilsier det. Med private menes alle som ikke faller innunder begrepet «offentlige organer», herunder personer, private organisasjoner og private selskaper. § 9-8 Utlevering av opplysninger til allmennheten i straffesak Opplysninger kan utleveres til allmennheten i straffesak i en refererende og nøktern form uten vurderende kommentarer, jf. politiregisterloven § 34 , for å medvirke til en saklig og nøktern reportasje og omtale i massemedia om strafforfølgning og behandling av straffesaker, korrigere uriktigheter eller usanne rykter og opplysninger som er egnet til å skade omdømmet til noen person, organisasjon, institusjon, virksomhet mv., eller for å skape nødvendig balanse i en omtale, advare mot fare og for å oppklare lovbrudd, eller fremme alminnelig lovlydighet. Opplysninger som lett kan røpe identitet, herunder navn, skal ikke utleveres med mindre dette er påkrevd ut fra formålet med meddelelsen, eller navnet allerede må antas å være velkjent i forbindelse med saken, eller nærmere identifisering er nødvendig for å unngå at mistanke kan rettes mot uskyldige. Opplysninger om og innholdet i anmeldelser skal ikke utleveres før disse er vurdert og nærmere undersøkt og prøvet. Opplysninger om innholdet i innstillinger til overordnet ledd i påtalemyndigheten skal ikke utleveres før tidligst etter at påtalespørsmålet er avgjort. Opplysninger, herunder meddelelse om påtalevedtak (henleggelse, påtaleunnlatelse, forelegg eller tiltale) bør ikke utleveres før den eller de anmeldte eller mistenkte har fått underretning om avgjørelsen. Hvorvidt det skal gis kopi av vedtatte forelegg må blant annet bero på hva saken gjelder og hvilke sensitive personopplysninger gjerningsbeskrivelsen inneholder. Det skal vises varsomhet med utlevering av for detaljerte opplysninger om foreløpige siktelser. Det kan utleveres opplysninger om avgjørelser og forføyninger som er truffet, om direktiver som er gitt til politiet om sakens behandling og om administrative forhold i forbindelse med sakens innbringelse for retten. § 9-9 Utlevering av opplysninger til utenlandske myndigheter og organisasjoner Bestemmelsene om utlevering av opplysninger til utlandet i henhold til politiregisterloven § 22 første ledd gjelder bare i den grad ikke noe annet er bestemt i avtaler mv. som nevnt i politiregisterloven § 22 annet ledd. Adgangen til å utlevere opplysninger i henhold til politiregisterloven § 22 første ledd gjelder også når lovbruddet skal etterforskes, avverges eller forebygges i utlandet. Før opplysninger utleveres i henhold til politiregisterloven § 22 første ledd skal det foretas en nødvendighetsvurdering, jf. § 4-2 . I nødvendighetsvurderingen skal det blant annet legges vekt på hvordan opplysningene vil bli brukt eller behandlet i mottakerlandet. For utlevering av opplysninger til land som ikke har gjennomført direktiv (EU) 2016/680 og til internasjonale organisasjoner gjelder i tillegg bestemmelsene i kapittel 70 . Kapittel 10. Underretningsplikt § 10-1 Generelt Bestemmelsene i dette kapittelet regulerer politiets og påtalemyndighetens plikt til å utlevere opplysninger etter eget tiltak. Saksbehandlingsreglene i kapittel 11 kommer til anvendelse. § 10-2 Underretning til kommunens barnevernstjeneste om etterforsking mot unge personer Når etterforsking settes i gang mot person under 18 år og saken ikke er av bagatellmessig art, skal politiet straks underrette kommunens barnevernstjeneste. Er barnet i institusjon skal også institusjonen underrettes. Kommunens barnevernstjeneste skal i saker som nevnt i første ledd, underrettes om avhør av mistenkte dersom det er høve til det. Når kommunens barnevernstjeneste har bedt om det, skal den også gis anledning til å uttale seg før tiltalespørsmålet avgjøres. § 10-3 Underretning til kommunens barnevernstjeneste om lovbrudd begått mot barn Dersom politiet får kjennskap til eller mistanke om at barn mishandles av foreldre, foresatte eller andre som barnet bor sammen med, skal det straks gis underretning om dette til kommunens barnevernstjeneste. Tilsvarende gjelder hvor politiet får kjennskap til eller mistanke om at barnet har vært utsatt for seksuallovbrudd fra en av de nevnte personer. Kommunens barnevernstjeneste skal i saker som nevnt i første ledd underrettes om bruk av tvangsmidler eller andre etterforskingsskritt hvis det er grunn til å tro at det samtidig bør settes i verk tiltak overfor barnet eller andre familiemedlemmer og det ikke er utilrådelig å gi slik underretning av hensyn til etterforskingen. § 10-4 Underretning til tingretten om siktelse eller tiltale mot gjenlevende forelder Dersom gjenlevende forelder siktes eller tiltales for forsettlig å ha voldt den annen forelders død, skal politiet straks underrette tingretten om dette, jf. barneloven § 38 og § 64b . § 10-5 Underretning til kriminalomsorgens organer Politiet skal straks av eget tiltak underrette kriminalomsorgen om forhold knyttet til personer som er underlagt kriminalomsorgen og som gjennomfører straff som nevnt i straffegjennomføringsloven § 10 og som gjelder iverksatt etterforsking mot personen, at en person som er under straffegjennomføring har brutt vilkårene for gjennomføringen, og oversikt over straffbare forhold en person tidligere er dømt for i utlandet i forbindelse med overføring til varetekt eller straffegjennomføring. § 10-6 Underretning til vedkommende offentlige myndighet om etterforsking mot en offentlig tjenestemann m.m. Blir en embetsmann eller en offentlig tjenestemann i tilsvarende høy stilling siktet for et lovbrudd av slik art at det antas å kunne få konsekvenser for hans stilling som embetsmann eller tjenestemann, skal politiet underrette vedkommendes etatsleder. Antar politiet at det vil kunne bli spørsmål om suspensjon av vedkommende, skal underretning gis allerede når etterforskingen settes i verk. Blir en student ved Politihøgskolen siktet for et lovbrudd, skal politiet underrette skolens ledelse om dette. Underretning skal gis allerede når det iverksettes etterforsking mot studenten, dersom det ved en eventuell domfellelse vil antas å gjøre vedkommende uskikket til polititjeneste. Etter anmodning fra en domstol, kommune eller fylkeskommune, skal det gis opplysning om siktelse, tiltale eller dom mot personer som er aktuelle ved valg eller uttaking av meddommere, skjønnsmedlemmer eller jordskiftemeddommere. Dersom det er gitt opplysning om siktelse eller tiltale, skal det også gis underretning om sakens avgjørelse. § 10-7 Underretning til offentlig myndighet om etterforsking mot person som driver virksomhet m.m. med offentlig tillatelse Blir en person som driver virksomhet med offentlig tillatelse siktet for et lovbrudd som kan få betydning for tillatelsen, skal politiet straks underrette vedkommende offentlige myndighet om dette. Det samme gjelder når virksomheten blir drevet av et foretak og det er en av foretakets ledende ansatte som er siktet for handlingen. Vedkommende offentlige myndighet skal også underrettes når siktede har våpen o.a. hvor det er påkrevd med offentlig tillatelse og hvor siktelsen gjelder en handling som kan få betydning for tillatelsen. I alvorlige tilfeller skal underretning som nevnt gis allerede når etterforsking iverksettes. Det skal gis underretning om sakens avgjørelse. § 10-8 Underretning om rettighetstap etter straffeloven § 56 og ekteskapsloven § 89 Når det foreligger endelig dom på tap av rettighet som nevnt i straffeloven § 56 skal det straks gis underretning til den myndighet som rettighetstapet vedrører (foresatt i offentlig tjeneste, vedkommende offentlige bevillingsmyndighet, militær utskrivningsmyndighet, sjøfartsinspektør, formannskap, foretaksregisteret mv.) om domfeltes navn og for øvrig nødvendig personalia, samt om rettighetstapet, dets varighet og fra hvilket tidspunkt det inntrådte. Når retten til ektefellepensjon er bortfalt etter ekteskapsloven § 89 , skal det straks gis underretning til pensjonsordningen. § 10-9 Underretning til militære myndigheter om strafferettslige forføyninger mot militærpersoner Politiet skal straks gi underretning til forsvaret: når befalingsmann (fastlønnet, vernepliktig eller utskrevet), menig som er i tjeneste eller sivil i tjeneste i forsvaret dømmes eller vedtar forelegg (unntatt forenklet forelegg) for et lovbrudd, eller pågripes eller tiltales for et lovbrudd eller settes i fengslig forvaring for en ordensforstyrrelse, når straffeforfølgning innstilles mot person som nevnt i nr. 1 såfremt avdelingen eller annen kompetent militær myndighet har inngitt anmeldelse mot vedkommende, eller det er gitt melding etter nr. 1 bokstav b, når noen som ellers tilhører det militære forsvaret dømmes eller vedtar forelegg for overtredelse av den militære straffelov , idømmes fengselsstraff for et lovbrudd mot rikets sikkerhet, for et grovere voldslovbrudd eller for overtredelse av narkotikalovgivningen, dømmes til forvaring eller overføring til tvungent psykisk helsevern, eller mister eller gjeninnsettes i retten til å gjøre tjeneste i rikets krigsmakt. Dersom ikke politiet allerede er i kontakt med en bestemt militær enhet angående saken, sendes underretningen til Vernepliktsverket (VPV). Underretning om dom gis snarest mulig etter at dommen er rettskraftig. § 10-10 Underretning til militær myndighet om forhold av betydning for utdeling av militært våpen Politiet skal gi underretning til vedkommende militære myndighet når en tjenestepliktig i forsvaret eller tjenestepliktig eller frivillig til Heimevernet kommer under straffeforfølgning og det avdekkes forhold som gjør det betenkelig at vedkommende har eller kan komme i besittelse av militært våpen. Underretning kan sendes til Vernepliktsverket (VPV), eller for heimevernspersonells vedkommende til vedkommendes HV-distrikt dersom dette er kjent. § 10-11 Underretning til Kripos Politiet skal sende underretning til Kripos om avgjørelser i straffesaker, om personer, lovbrudd og stjålne gjenstander etter nærmere bestemmelser gitt av sjefen for Kripos. § 10-12 Underretning om tiltak og straff mot eller ombord i utenlandsk fartøy Når politiet skal foreta pågripelse, ransaking, beslag eller avhør om bord i utenlandsk fartøy i norsk farvann og skipet fører flagget til en stat som har sluttet overenskomst med Norge om konsulære funksjoner, skal flaggstatens konsul for området – når dette ikke på grunn av sakens presserende karakter viser seg umulig – gis underretning på forhånd slik at han kan være til stede når politiet går om bord. Dersom konsulen ikke har vært til stede, skal politiet snarest gi ham underretning om det som er skjedd. Når politiet ellers vil treffe tiltak som nevnt i første ledd overfor person om bord på utenlandsk skip i norsk farvann, bør vedkommende lands konsul for området underrettes i rimelig tid på forhånd. Har dette ikke kunnet skje, skal konsulen snarest gis underretning om de skritt som tas. Når det ellers foretas tiltak overfor utenlandske fartøyer, herunder oppbringelse eller tilbakeholdelse, skal politiet omgående underrette flaggstatens konsul om det tiltak som er truffet. Tilsvarende underretning skal gis om enhver straff som senere er ilagt. Dersom vedkommende flaggstat ikke har konsulær representasjon i Norge, skal politiet kontakte Utenriksdepartementet. § 10-13 Underretning til utlendingsmyndighetene når det foreligger straffbare forhold som kan ha betydning for behandling av sak om beskyttelse eller utlendings oppholdsstatus Politiet skal informere utlendingsmyndighetene ved kopi av siktelsen når utlending, som har søkt beskyttelse i medhold av utlendingsloven § 28 , får stilling som siktet etter straffeprosessloven § 82 og søknaden om beskyttelse ikke er endelig avgjort. Når dom eller forelegg er rettskraftig oversendes kopi av dommen eller forelegget, sammen med annen informasjon som er nødvendig for å behandle saken i følgende tilfeller: 1. Utlendingen kan vurderes bortvist, jf. utlendingsloven § 17 eller § 121 . 2. Utlendingen kan vurderes utvist, jf. utlendingsloven § 66 til § 68 eller § 122 . 3. Utlendingen har søkt permanent oppholdstillatelse, jf. utlendingsloven § 62 , og politiet forbereder saken, jf. utlendingsloven § 65 annet ledd, jf. utlendingsforskriften § 13-3 . § 10-14 Underretning til folkeregistermyndighetene Dersom politiet avdekker falske identiteter plikter de å underrette folkeregistermyndighetene. § 10-15 Underretning om brann og andre ulykker Når det settes i verk etterforsking om årsaken til brann og andre ulykker, jf. straffeprosessloven § 224 fjerde ledd, skal politiet gi underretning til berørte offentlige myndigheter. § 10-16 Underretning etter annen lovgivning Underretningsplikt kan også følge av bestemmelser i andre lover. Kapittel 11. Saksbehandlingsregler og pålegg om taushetsplikt § 11-1 Generelt Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder med mindre noe annet fremgår av bestemmelsene i denne forskrift, herunder bestemmelsene til de ulike registrene i del 11, bestemmelsene om militærpolitiets behandling av opplysninger i del 12, og bestemmelsene om vandelskontroll i del 8. Saksbehandlingen i forbindelse med utøvelsen av informasjonsplikten ved utlevering etter politiregisterloven § 48 , er regulert i § 12-3 . § 11-2 Hvem som treffer beslutning om utlevering Utlevering av opplysninger skal besluttes av den behandlingsansvarlige når opplysningene utleveres til utenlandske myndigheter, jf. politiregisterloven § 22 , forebyggende virksomhet, jf. politiregisterloven § 27 annet ledd, politiets andre oppgaver, jf. politiregisterloven § 28 , politiets forvaltningsvirksomhet mv., jf. politiregisterloven § 29 , offentlige organer i deres interesse, jf. politiregisterloven § 30 , private i deres interesse, jf. politiregisterloven § 31 , eller allmennheten i straffesak, jf. politiregisterloven § 34 . Utlevering av opplysninger til forskning besluttes av de myndigheter som nevnt i politiregisterloven § 33 annet ledd. Utlevering eller bruk av opplysninger som nevnt i politiregisterloven § 25 , § 26 , § 27 første ledd og § 32 kan besluttes av den enkelte tjenestemann. § 11-3 Krav ved utlevering av opplysninger Når opplysninger utleveres eller på annen måte gjøres tilgjengelig skal det så vidt mulig kontrolleres om opplysningene er korrekte, tilstrekkelige og oppdaterte. Dersom det er tvil vedrørende opplysningens kvalitet skal mottaker av opplysningene så vidt mulig gjøres oppmerksom på dette, herunder hva tvilen består i. Opplysninger skal utleveres skriftlig når de utleveres til utenlandske myndigheter og organisasjoner, jf. politiregisterloven § 22 , offentlige organer i deres interesse, jf. politiregisterloven § 30 , eller private i deres interesse, jf. politiregisterloven § 31 . Kravet om skriftlighet i annet ledd nr. 1 kan fravikes dersom skriftlighet ville hindre formålet med utleveringen. Ved utlevering av opplysninger til andre formål enn de som er nevnt i annet ledd nr. 1 kan kravet om skriftlighet fravikes dersom det av tidsmessige eller andre grunner anses hensiktsmessig. Ved vurderingen av om opplysningene skal utleveres skriftlig eller muntlig skal det særlig legges vekt på opplysningens art og hvem som er mottaker, jf. også bestemmelsene i forskriften kapittel 4. Opplysninger kan utleveres muntlig i forbindelse med etterforskning og kriminaletterretning når formålet er å verifisere ikke-verifiserte opplysninger, jf. politiregisterloven § 20 , eller å kontrollere ikke kvalitetssikrete opplysninger som nevnt i politiregisterloven § 8 . § 11-4 Nedtegnelse av opplysninger som utleveres Den behandlingsansvarlige skal nedtegne hvilke opplysninger som utleveres til utenlandske myndigheter og organisasjoner, jf. politiregisterloven § 22 , avvergende og forebyggende virksomhet, jf. politiregisterloven § 27 første og annet ledd, offentlige organer i deres interesse, jf. politiregisterloven § 30 , eller private i deres interesse, jf. politiregisterloven § 31 . Nedtegnelsen skal i det minste inneholde opplysninger om hvem opplysningene er utlevert til, det rettslige grunnlaget for utleveringen, årsaken til utlevering, herunder om opplysningene ble utlevert etter anmodning eller av eget tiltak, hvilke opplysninger som er utlevert, og opplysningene er ikke-verifiserte eller ikke kvalitetssikret, jf. politiregisterloven § 6 annet ledd og § 8 . § 11-5 Saksbehandlingen ved pålegg om taushetsplikt Pålegg om taushetsplikt i henhold til politiregisterloven § 35 skal alltid gis skriftlig. I pålegget skal det i det minste fremgå hva som er det rettslige grunnlaget for taushetsplikten, hvilke opplysninger som er omfattet av taushetsplikten, og at brudd på taushetsplikten kan straffes etter straffeloven § 209 . Den behandlingsansvarlige skal forvisse seg om at taushetsplikten og straffetrusselen blir kjent for dem det gjelder, og kan kreve skriftlig erklæring om at de kjenner og vil respektere reglene. Kapittel 12. Informasjonsplikt § 12-1 Generelt Bestemmelsen om informasjonsplikt i politiregisterloven § 48 første ledd er ikke til hinder for at den behandlingsansvarlige kan informere den registrerte om utlevering av opplysninger i andre tilfeller enn de som er nevnt der. Informasjon utenom de lovpålagte tilfellene bør vurderes dersom utlevering av opplysninger til andre formål enn politiregisterloven § 30 og § 31 må antas å medføre ulemper for den registrerte, jf. § 12-2 tredje ledd. Dette gjelder særlig ved utlevering av opplysninger i de tilfellene der politiregisterloven § 27 tredje ledd annet punktum kommer til anvendelse. § 12-2 Unntak fra informasjonsplikten Unntaket i politiregisterloven § 48 annet ledd nr. 1 kommer til anvendelse dersom den behandlingsansvarlige enten av eget tiltak eller etter anmodning fra andre har plikt til å utlevere opplysninger. Dersom det er tvilsomt om hjemmelsgrunnlaget gir anvisning på en plikt eller en rett til å utlevere opplysninger, kommer unntaket i politiregisterloven § 48 annet ledd nr. 1 ikke til anvendelse. Ved avgjørelsen av om unntaket i politiregisterloven § 48 annet ledd nr. 2 kommer til anvendelse skal det foretas samme vurdering som for de tilsvarende unntakene fra innsyn i politiregisterloven § 49 tredje ledd nr. 1, 4 og 5. Unntaket i politiregisterloven § 48 annet ledd nr. 3 kommer ikke til anvendelse dersom det er grunn til å anta at utlevering av opplysninger vil kunne påføre den registrerte skade eller ulempe av økonomisk eller annen art, eller dersom utlevering av opplysninger vil være krenkende. § 12-3 Saksbehandlingsregler Informasjonsplikten etter politiregisterloven § 48 første ledd utføres ved at den registrerte gis skriftlig underretning om hvilke opplysninger som vil bli utlevert og til hvem, samt om det rettslige grunnlag for utleveringen. Underretning som nevnt i første ledd bør gis før opplysningene utleveres. I så fall skal den registrerte samtidig gjøres oppmerksom på adgangen til å be om utsatt iverksetting av utleveringen og klageadgangen i § 18-1 første ledd nr. 5. Fristen for å be om utsatt iverksetting fastsettes av den behandlingsansvarlige. Kapittel 13. Innsyn § 13-1 Generelt Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder med mindre noe annet er bestemt i forskriften del 11 om politiets registre eller del 12 om militærpolitiets behandling av opplysninger. § 13-2 Innsynsrettens innhold og omfang Innsynsretten etter politiregisterloven § 49 annet ledd gir rett til innsyn i opplysninger om seg selv eller gjenstander vedkommende eier. Innsynsretten gjelder uavhengig av om opplysningene er registrert i eller utenfor registre som nevnt i forskriften del 11. Innsynsretten som nevnt i første ledd omfatter ikke opplysninger om andre eller rett til dokumentinnsyn. Innsyn i opplysninger i den enkelte straffesak, herunder opplysninger som behandles som ledd i politiets og påtalemyndighetenes interne saksbehandling i tilknytning til straffesaker, reguleres utelukkende av bestemmelsene om dokumentinnsyn i straffeprosessloven , jf. også kapittel 24 til 26 i forskriften del 7. § 13-3 Særlig om innsyn i opplysninger som er utlevert Politiregisterloven § 49 tredje ledd gir ikke rett til innsyn i de opplysninger som er utlevert, men bare rett til å få opplyst hvilke opplysninger som er utlevert, i hvilken sammenheng opplysningene ble utlevert eller hvilken sak de utleverte opplysningene gjelder. Kapittel 14. Retting av opplysninger § 14-1 Generelt Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder med mindre noe annet er bestemt i forskriften del 11 om politiets registre eller del 12 om militærpolitiets behandling av opplysninger. § 14-2 Hvilke feil som kan rettes Den registrerte kan bare begjære retting av opplysninger om seg selv eller om gjenstander som vedkommende eier. Begjæring om retting eller retting av eget tiltak må være begrunnet i at det er registrert uriktige opplysninger, den registrerte opplysningen er ufullstendig, slik at registreringen fremstår som misvisende, behandlingen av opplysningen ikke er i samsvar med politiregisterloven § 4 til § 8 eller § 64 og § 65 , eller vedtak eller beslutning som ligger til grunn for registreringen er endret eller omgjort. Begjæring om retting kan ikke begrunnes med at det hefter feil ved den beslutning eller den avgjørelsen som ligger til grunn for registreringen, som for eksempel avgjørelser som registreres i reaksjonsregisteret. I slike tilfeller skal den som begjærer retting henvises til å benytte seg av de klageregler som gjelder på vedkommende område. Ved vurderingen av om en opplysning er beheftet med feil skal det tas utgangspunkt i forholdene på registreringstidspunktet. Dersom behandlingen av opplysningen opprinnelig var lovlig, men det senere viser seg at vilkårene for behandlingen ikke lenger er oppfylt, skal opplysningen slettes eller sperres i samsvar med politiregisterloven § 50 . § 14-3 Retting av feil etter begjæring eller av eget tiltak Dersom det er behandlet opplysninger som ikke er i samsvar med politiregisterloven , jf. også § 14-2 annet ledd, skal den behandlingsansvarlige etter begjæring av den registrerte sørge for at opplysningene rettes, suppleres eller oppdateres. Det samme gjelder dersom den behandlingsansvarlige selv eller annen myndighet oppdager feil eller blir gjort oppmerksom på mangelfulle registreringer. § 14-4 Hvordan uriktige eller mangelfulle opplysninger rettes Opplysninger kan bare rettes ved å erstatte dem med nye opplysninger dersom den opprinnelige opplysningen ikke kan ha betydning som dokumentasjon og dersom vilkårene for sletting er oppfylt, jf. også § 16-4 . Dersom uriktige eller mangelfulle opplysninger suppleres eller oppdateres skal retting skje ved at de opprinnelige opplysningene markeres og suppleres med korrekte eller oppdaterte opplysninger. Det samme gjelder dersom uriktige opplysninger kan ha betydning som dokumentasjon. Dersom det er vanskelig å fastslå hvorvidt en opplysning er mangelfull eller uriktig, for eksempel der opplysningen er en vurdering eller en hypotese, bør andre vurderinger eller hypoteser tilføyes i den grad de kommer til uttrykk. Opplysninger som er beheftet med feil som ikke lar seg reparere, som for eksempel at behandlingen av opplysningen ikke er hjemlet i politiregisterloven , skal markeres med angivelse av hva feilen består i. Kapittel 15. Sperring av opplysninger § 15-1 Generelt Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder med de presiseringer som fremgår av forskriften del 8 om vandelskontroll, del 11 om politiets registre og del 12 om militærpolitiets behandling av opplysninger. § 15-2 Sperring av opplysninger Sperring av opplysninger innebærer at den fremtidige behandlingen av opplysningene begrenses til visse formål, jf. politiregisterloven § 2 nr. 10. Sperrede opplysninger kan bare brukes til det eller de formål som gjorde at opplysningen ikke ble slettet. Når en opplysning sperres skal grunnen til at opplysningen ikke ble slettet nedtegnes, jf. også § 15-4 første ledd. Opplysninger som er sperret skal holdes atskilt. Tilgang til opplysninger som er sperret skal begrenses til så få personer som mulig, og bare gis til personer som har fått særskilt bemyndigelse, jf. også § 8-4 annet ledd. Når lagring av sperrede opplysninger ikke lenger er nødvendig, skal de slettes etter § 16-5 . For opplysninger som er sperret fordi de ikke skal brukes til vandelskontroll, jf. § 15-4 første ledd nr. 2, og opplysninger som er sperret etter § 59-11 første ledd, jf. § 15-4 første ledd nr. 3, gjelder bare første ledd første og annet punktum. For opplysninger som er sperret etter politiregisterloven § 50 tredje ledd eller etter § 58-10 tredje eller fjerde ledd, gjelder første ledd første og annet punktum og annet ledd. § 15-3 Hvilke opplysninger som skal sperres Opplysninger skal sperres når de ikke lenger er nødvendige for formålet, men kan tjene som dokumentasjon, jf. politiregisterloven § 50 første ledd, de ikke kan rettes og vilkårene i politiregisterloven § 51 annet ledd er oppfylt, eller den behandlingsansvarlige mener at opplysningen kan tjene som dokumentasjon, det i denne forskriften er fastsatt at opplysninger i politiets registre skal sperres, eller det er fastsatt i politiregisterloven § 50 tredje ledd at opplysningene skal sperres. Dersom det er tvil om en opplysning skal sperres eller slettes skal opplysningen sperres. § 15-4 Videre behandling av sperrede opplysninger Opplysninger som sperres kan bare brukes til følgende formål: dokumentasjon i den registrertes eller den behandlingsansvarliges interesse, politimessige formål når sperring er begrunnet i at opplysningen ikke skal brukes til vandelskontroll, utarbeidelse av nasjonale trussel- og risikovurderinger og etterretningsprodukter når opplysningene er sperret etter § 59-11 , formål som nevnt i politiregisterloven § 50 tredje ledd når opplysningene er sperret etter denne bestemmelsen, til å gi den registrerte innsyn når opplysningene er sperret etter § 58-10 tredje eller fjerde ledd, eller til andre formål dersom sperring er begrunnet i den registrertes interesse og den registrerte samtykker, jf. § 6-1 . Sperrede opplysninger skal slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet som gjorde at de ikke ble slettet, jf. § 16-5 . Kapittel 16. Sletting av opplysninger § 16-1 Generelt Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder med mindre noe annet er bestemt i forskriften del 11 om politiets registre eller del 12 om militærpolitiets behandling av opplysninger. § 16-2 Nærmere om begrepet sletting Sletting etter politiregisterloven eller denne forskriften innebærer at opplysningen skal fjernes fra registre eller andre systemer. Etter at opplysningene er fjernet fra registrene skal opplysningene behandles i samsvar med arkivlovgivningen, eller tilintetgjøres. Opplysninger som behandles etter politiregisterloven § 8 skal likevel alltid tilintetgjøres når vilkårene for videre behandling ikke er oppfylt eller etter at fristen i § 8 første ledd er utløpt. § 16-3 Sletting av opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet Opplysninger om personer og gjenstander skal slettes når formålet med behandlingen er oppnådd. Det samme gjelder dersom den registrerte opplysning ikke lenger kan anses nødvendig for å oppnå formålet eller det av andre grunner ikke lenger anses hensiktsmessig å oppbevare opplysningen. Sletting etter første ledd skal foretas i tilknytning til at opplysningen behandles eller senest innenfor de særskilte slettefrister som er fastsatt for politiets registre i forskriften del 11. Den behandlingsansvarlige plikter å etablere rutiner for å sikre at behovet for å slette registrerte opplysninger blir jevnlig vurdert. § 16-4 Sletting av opplysninger som er rettet eller som er mangelfulle Mangelfulle opplysninger som er rettet etter politiregisterloven § 51 første ledd, jf. også § 14-4 , kan bare slettes i samsvar med § 16-2 annet ledd nr. 1 og 2 dersom opplysningene åpenbart ikke kan ha betydning som dokumentasjon eller på annen måte kan antas å kunne påvirke den registrertes legitime interesser. Opplysninger som kan ha slik betydning skal sperres, jf. § 15-3 . Første ledd gjelder tilsvarende for mangelfulle opplysninger som ikke kan rettes, jf. § 14-4 fjerde ledd. § 16-5 Sletting av opplysninger som er sperret Opplysninger som er sperret etter politiregisterloven § 50 og § 51 kan slettes når de ikke lenger er nødvendig for formålet som gjorde at opplysningene ikke ble slettet. Når sperrede opplysninger skal slettes etter § 15-4 annet ledd, skal de fjernes fra de registre eller systemer der sperrede opplysninger er lagret. Etter at opplysningene er fjernet skal de slettes i henhold til de regler som gjelder for denne typen opplysninger før de ble sperret, jf. § 16-2 annet ledd. Kapittel 17. Saksbehandlingsregler for begjæringer om innsyn, retting, sperring og sletting § 17-1 Generelt Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder med mindre noe annet er bestemt i denne forskriften, herunder særlig i del 11 om politiets registre og del 12 om militærpolitiets behandling av opplysninger. § 17-2 Begjæring om innsyn Begjæring om innsyn kan fremsettes av den registrerte eller den som antar å være registrert. Begjæringen skal fremsettes skriftlig eller i samsvar med § 36-2 . Bestemmelsene i § 36-2 første ledd annet punktum gjelder tilsvarende. Den som begjærer innsyn må identifisere seg i samsvar med § 36-3 , § 36-4 og § 36-5 . Begjæringen må angi hvilket register eller hvilken sak det søkes innsyn i. Begjæring om innsyn kan enten fremsettes for den behandlingsansvarlige, den myndighet som har besluttet registrering eller i det politidistrikt hvor vedkommende har sin adresse. § 17-3 Behandling av innsynsbegjæringer Begjæring om innsyn avgjøres i første instans av den behandlingsansvarlige i samsvar med politiregisterloven § 49 . Er begjæringen fremsatt for den behandlingsansvarlige, skal begjæringen oversendes til den myndighet som har besluttet registrering med anmodning om uttalelse med mindre det er åpenbart at begjæringen kan tas til følge. Er begjæringen fremsatt for den myndighet som har besluttet registrering, skal denne videresende begjæringen til den behandlingsansvarlige med medfølgende uttalelse. Den behandlingsansvarlige avgjør om innsyn gis i form av utskrift eller om det gis et skriftlig utdrag av de registrerte opplysningene. Dersom innsynsbegjæringen ikke tas til følge fordi søkeren ikke er registrert eller fordi unntaksbestemmelsene i politiregisterloven § 49 fjerde ledd kommer til anvendelse, skal det alltid gis en alternativ begrunnelse, slik at begrunnelsen ikke tilkjennegir at det foreligger en registrering som det ikke kan gis innsyn i. Utover dette gjelder saksbehandlingsreglene i politiregisterloven § 54 . § 17-4 Behandling av begjæringer om retting, sperring og sletting Begjæring om retting, sperring og sletting skal bare behandles dersom den registrerte tidligere har fått innsyn i eller underretning om den registreringen begjæringen gjelder. Begjæringen skal angi hva feilen består i. Dersom begjæringen om retting, sperring eller sletting ikke etterkommes, skal den registrerte gis underretning om dette med angivelse av begrunnelsen for avslaget. Dersom begjæringen helt eller delvis tas til følge, skal det gis underretning om at opplysningene er sperret eller slettet, eller hvilke rettelser som ble foretatt. I disse tilfellene skal den registrerte samtidig gjøres oppmerksom på erstatningsreglene i politiregisterloven § 56 . Utover dette gjelder bestemmelsene i § 17-2 annet og fjerde ledd og § 17-3 første, annet og femte ledd tilsvarende. § 17-5 Avvisning av begjæring om innsyn, retting, sperring og sletting Begjæring om innsyn, retting, sperring og sletting kan avvises dersom den er åpenbart grunnløs eller fremsatt gjentatte ganger uten at det er foretatt nye registreringer. Den behandlingsansvarlige må kunne dokumentere at vilkårene for avvisning etter første ledd er oppfylt. § 17-6 Felles saksbehandlingsregler I forbindelse med avgjørelser som nevnt i § 17-3 til § 17-5 skal den registrerte informeres om sine rettigheter etter politiregisterloven § 55 , 57 første ledd og § 59 . Den behandlingsansvarlige må kunne dokumentere det faktiske og rettslige grunnlaget for avgjørelser som nevnt i § 17-3 til § 17-5 . Dersom uriktige opplysninger rettes eller slettes og opplysningene er mottatt fra en offentlig myndighet, skal den behandlingsansvarlige underrette avgiveren av opplysningene om rettingen eller slettingen samt hva feilen besto i. Kapittel 18. Klage § 18-1 Gjenstand for klagebehandling Følgende vedtak av politiet og påtalemyndigheten kan med de begrensninger som følger av annet og tredje ledd påklages til overordnet organ: avgjørelse om innsyn, jf. politiregisterloven § 49 , avgjørelse om retting, sletting og sperring, jf. politiregisterloven § 50 og § 51 , avgjørelse om erstatning, jf. politiregisterloven § 56 , avgjørelse om vandelskontroll, jf. politiregisterloven kapittel 7 , og avgjørelse om utlevering av opplysninger dersom det er besluttet utsatt iverksetting i de tilfellene som nevnt i politiregisterloven § 48 , avgjørelse om rett til utskrift og utlån av straffesaksdokumenter i en avsluttet straffesak, jf. straffeprosessloven § 28 og forskriften § 27-3 . Avgjørelser som er truffet i medhold av politiregisterloven kapittel 4 om informasjonssikkerhet og internkontroll er ikke gjenstand for klagebehandling. Det samme gjelder avgjørelser om krav om erstatning som behandles etter reglene i straffeprosessloven kapittel 31 , jf. politiregisterloven § 56 tredje ledd og forskriften § 19-2 annet ledd. Politiets sikkerhetstjenestes vedtak om avvisning av begjæring om innsyn, jf. § 22-1 , kan ikke påklages. Klageinstansens vedtak i klagesaken kan ikke påklages. Det samme gjelder for Riksadvokatens avgjørelser. For klageinstansens avvisningsvedtak gjelder bestemmelsene i forvaltningsloven § 28 tredje ledd annet punktum bokstav a til c tilsvarende. § 18-2 Særlig om klage på brudd på taushetsplikt, informasjonsplikt mv. Følgende forhold kan bringes inn for overordnet organ med sikte på å få avgjort om bestemmelsene i politiregisterloven er overholdt: brudd på taushetsplikt, jf. politiregisterloven § 22 og kapittel 6 med de særlige behandlingsregler som følger av § 18-8 første ledd fjerde punktum, brudd på informasjonsplikt, jf. politiregisterloven § 48 , brudd på bruk av opplysninger som er sperret, jf. politiregisterloven § 52 , og brudd på politiets handleplikt, jf. politiregisterloven § 53 . § 18-3 Hvem som kan klage Avgjørelser som nevnt i § 18-1 første ledd nr. 1 til 5 kan bare påklages av den registrerte, herunder eieren av en registrert gjenstand, eller den som antar å være registrert. Det samme gjelder for klage som nevnt i § 18-2 . Ved vandelskontroll kan likevel mottakeren av vandelsvurdering, politiattest og straffattest påklage avgjørelsen i saker der de gitte opplysningene ikke er i samsvar med hjemmelsgrunnlaget for vandelskontrollen. § 18-4 Klageinstans Med mindre noe annet er bestemt i del 11 skal avgjørelser truffet av politiet påklages til Politidirektoratet, påtalemyndigheten påklages til nærmeste overordnete påtalemyndighet, Politidirektoratet påklages til Justisdepartementet, Politiets sikkerhetstjeneste påklages til Justisdepartementet, og militærpolitiet påklages til Forsvarsdepartementet. Politidirektoratet er klageinstans for klage som gjelder erstatning, uavhengig av om vedtak i første instans ble truffet av politiet eller påtalemyndigheten. § 18-5 Forholdet til tilsynsmyndighetens kontroll Den registrertes adgang til å be tilsynsorganet om kontroll, jf. politiregisterloven § 59 og § 68 , begrenses ikke ved at det er fremsatt en klage om samme sak eller ved at klagesaken er avgjort. Begrensningen i § 18-1 annet ledd første punktum gjelder heller ikke for begjæring om kontroll som nevnt i første ledd. § 18-6 Klagefrist, klagens form og innhold mv. I klagesaker som nevnt i § 18-1 gjelder reglene i forvaltningsloven § 29 til § 32 om klagefrist, fremsettelse av klagen, oversitting av klagefristen, klagens adressat, form og innhold tilsvarende. I klagesaker som nevnt i § 18-2 må klagen være fremsatt senest 1 år etter at det forhold som ligger til grunn for klagen, jf. § 18-2 nr. 1 til 4, har funnet sted. Utover dette gjelder forvaltningsloven § 32 , med unntak av bestemmelsens første ledd bokstav d, tilsvarende, likevel slik at det med vedtak her siktes til det forhold som ligger til grunn for klagen. § 18-7 Saksbehandlingsregler for klage som nevnt i § 18-1 I klagesaker som nevnt i § 18-1 skal klagen undergis behandling i samsvar med forvaltningsloven § 33 annet ledd. Dersom den behandlingsansvarlige ikke finner grunn til å endre vedtaket eller til å avvise klagen, sendes klagen videre til klageorganet sammen med sakens dokumenter og medfølgende uttalelse. Kopi av uttalelsen skal sendes til klageren, med mindre bestemmelsene i politiregisterloven § 49 fjerde ledd er til hinder for det. I klagesaker som gjelder innsyn har klageren ikke rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter eller medfølgende uttalelse. Det samme gjelder i klagesaker som gjelder at en begjæring om retting, sperring og sletting ikke ble tatt under behandling fordi klageren tidligere ikke har fått innsyn, jf. § 17-4 første ledd. I klagesaker som nevnt i § 18-3 annet ledd gjelder forvaltningsloven § 33 tredje ledd tilsvarende ved at den som er gjenstand for vandelskontroll anses som motpart. For behandling av klagen hos klageorganet gjelder forvaltningsloven § 33 femte ledd og § 34 om klageinstansens kompetanse tilsvarende med unntak av annet ledd tredje punktum. Utover dette gjelder politiregisterloven § 54 tredje ledd og første ledd fjerde og femte punktum i denne bestemmelsen tilsvarende. Forvaltningsloven § 36 og § 42 om sakskostnader og utsatt iverksetting av vedtak gjelder tilsvarende. § 18-8 Saksbehandlingsregler for klage som nevnt i § 18-2 I klagesaker som nevnt i § 18-2 skal den behandlingsansvarlige foreta de undersøkelser klagen gir grunn til. Dersom vilkårene for å behandle klagen ikke foreligger skal den behandlingsansvarlige avvise klagen. Bestemmelsene i forvaltningsloven § 31 gjelder ikke. Klager som gjelder brudd på taushetsplikt, jf. § 18-2 nr. 1, skal sendes til Spesialenheten for politisaker for vurdering av om det foreligger et straffbart forhold før de tas under behandling, med mindre det er åpenbart at klageren ikke ønsker en strafferettslig forfølgning. Dersom den behandlingsansvarlige finner at klagen ikke er b