NO-INS-2003-12-12-1939 — Bestemmelser om økonomistyring i staten

Tekst Bestemmelser om økonomistyring i staten Forord Reglement for økonomistyring i staten ble fastsatt ved Kronprinsregentens resolusjon 12. desember 2003 nr. 1938 . Finansdepartementet fastsatte samme dag Bestemmelser om økonomistyring i staten, for gjennomføring av dette reglementet (med hjemmel i reglementets § 3). Regelverket utgis her samlet i ett hefte, med felles innholdsfortegnelse og stikkordregister. Reglement for økonomistyring i staten («reglementet») og Bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») trer i kraft 1. januar 2004, med en generell overgangsordning på 1 år for å få på plass instrukser i henhold til reglementets § 3, 2. og 3. ledd. Det reviderte reglementet erstatter Økonomireglement for staten, fastsatt ved kongelig resolusjon 26. januar 1996. Bestemmelsene erstatter Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten, fastsatt av Finansdepartementet 24. oktober 1996 med endringer av 23. august 2001. Finansavdelingen, desember 2003. Stortinget vedtok 26. mai 2005 nytt bevilgningsreglement som trer i kraft 1. januar 2006. Som en følge av dette er henvisninger til bevilgningsreglementet oppdatert i reglementet og bestemmelsene. Revidert reglement for økonomistyring i staten ble fastsatt ved kongelig resolusjon 2. desember 2005 nr. 1539. Finansdepartementet fastsatte 21. desember 2005 reviderte Bestemmelser om økonomistyring i staten, for gjennomføring av dette reglementet (med hjemmel i reglementets § 3). Reglement for økonomistyring i staten («reglementet») og Bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») trer i kraft 1. januar 2006. Finansavdelingen, desember 2005. Ordlyden i bestemmelsene pkt. 4.4.7.4 Øvrig dokumentasjon og regnskapsmateriale er 14. november 2006 tilpasset Riksrevisjonens praksis for rapportering av resultater fra regnskapsrevisjonen til Stortinget. Finansavdelingen, november 2006. 16. juni 2009 sluttet Stortinget seg til forslaget i St.meld.nr.36 (2008–2009) Det gode innkjøp om at statlige virksomheter skulle kunne motta elektroniske fakturaer (jf. Innst.S.nr.348 (2008–2009) ). Ordlyden i bestemmelsene 2.5.2.3, 4.3.1, 4.3.6, 4.4.7.3, 4.4.7.6, 5.3.5, 5.3.5.1, 5.3.5.2 og 5.3.6 er endret som en følge av dette. Ordlyden i bestemmelsene 4.4.3 og 5.3.2 er justert i henhold til gjeldende lovverk. Finansdepartementet, juni 2010. Finansdepartementet orienterte Stortinget i Prop.1 S (2012–2013) Gul bok om innføringen av ny standard kontoplan fra 2014 og om arbeidet med å etablere en standard for presentasjon av årsrapport og årsregnskap i staten. Forslag til presentasjon av årsrapport og årsregnskap ble sendt på høring i desember 2012, med høringsfrist april 2013. Det var god oppslutning om forslaget, og nye krav til årsrapport og årsregnskap er tatt inn i Bestemmelsene om økonomistyring i staten fra 1. januar 2014. Endringene gjelder særlig kap. 1–4 i Bestemmelsene om økonomistyring i staten. Det er videre gjort tilpasninger i bestemmelsene som følge av endringer i bokføringsloven med tilhørende forskrifter. I kap. 5, 6, 7 og 8 er det bare gjort mindre justeringer, der dette følger av endringene i kapittel 1–4. I tillegg er det gjort enkelte presiseringer og språklige forbedringer. Bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») trer i kraft 1. januar 2014. Nye krav til årsrapport og årsregnskap gjelder regnskapsåret 2014, med frist for virksomhetene 15. mars 2015. Finansdepartementet, september 2013. Endringene fastsatt i 2015 gjelder særlig kapitlene 2, 3 og 4 i Bestemmelsene om økonomistyring i staten. Nye krav til vurdering av internrevisjon i statlige virksomheter er tatt inn i punkt 2.2. Krav om at virksomhetene skal føre regnskapet etter enten kontantprinsippet eller periodiseringsprinsippet iht. SRS er tatt inn i punkt 3.3.2. På bakgrunn av dette er det også gjort tilpasninger i punkt 3.4 Virksomhetens årsregnskap. I punkt 3.4 er det også gjort redigeringsmessige justeringer, blant annet ved at punktene 3.4.4-3.4.6 nå gir en mer samlet framstilling av spesielle tilpasninger for henholdsvis forvaltningsorganer med særskilte fullmakter, forvaltningsbedrifter og statlige fond. Det tidligere punkt 3.6 Statlige fond er nå lagt inn som underpunkt (3.6.4) til nytt punkt 3.6 Forvaltning av finansielle eiendeler og midler (tidligere punkt 3.7). Spesielle tilpasninger for blant annet årsregnskap og rapportering for statlige fond er lagt til egne punkt (3.4.6 og 3.5.6). I bestemmelsene punkt 4.4 er det gjort tilpasninger som følge av endringer i bokføringsloven med tilhørende forskrifter, og som følge av innføringen av nettoføringsordningen for merverdiavgift i statsforvaltningen. Endringene omfatter særlig spesifikasjonskravene i punkt 4.4.3, men det er også gjort enkelte tilpasninger i terminologi og omtale. Punkt 4.4.9.3 om sikkerhetskopi og punkt 4.4.10.2 om oppbevaring av regnskapsmateriale er endret noe, med utgangspunkt i bokføringslovens regler. Kravet om 10 års generell oppbevaringsplikt av regnskapsmateriale er opprettholdt, men det gis adgang til å unnlate å oppbevare papirfakturaer fra før 1.1.2011. I kap. 1, 5, 6, 7 og 8 er det bare gjort mindre justeringer. Det er generelt gjort enkelte presiseringer og språklige forbedringer. Bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») trer i kraft 1. januar 2016. Finansdepartementet, november 2015. Endringene fastsatt i 2019 berører alle kapitler i bestemmelser om økonomistyring i staten, med unntak av kapittel 8 om forvaltning av garantiordninger. I kapittel 1 er det innarbeidet en definisjon av begrepet statlig virksomhet, i form av et sett med kriterier som en virksomhet må oppfylle, jf. punkt 1.2. Videre er publiseringskravene i kapittel 1 og 2 endret på noen punkter. Det er tatt inn et nytt krav om å publisere departementenes instrukser til underliggende virksomheter (punkt 1.3 og 2.2), og fristen for å publisere årsrapporten er endret (punkt 1.6.1 og 2.3.3). Videre er kravet om å publisere revisjonsberetningen justert og innarbeidet i bestemmelsene, og det er klargjort at supplerende tildelingsbrev skal publiseres. Kravene til transaksjonskontroller og arbeidsdeling ved utbetalinger er gjennomgått og endret på flere punkter. Endringene fremgår av punktene 2.5 og 2.6 (tidligere 4.5) om transaksjonskontroller og organisering av økonomioppgaver, punkt 3.7 om betalingsformidling og punktene 5.2, 5.3, 6.3 og 7.3 om henholdsvis lønn, anskaffelser, tilskudd og stønader. I punkt 3.4.2 om grunnleggende prinsipper for årsregnskap er det klargjort at det skal gjøres enkelte unntak fra kontantprinsippet og bruttoprinsippet. Unntakene fra kontantprinsippet innebærer at det oppstår et mellomværende med statskassen, jf. omtale i punkt 3.5.2 og nærmere retningslinjer i Finansdepartementets rundskriv R-101 Statens kontoplan for statsbudsjettet og statsregnskapet. Det fremgår også av rundskrivet at innbetalinger ved refusjoner av utlegg og utgiftsdeling skal nettoføres, dvs. føres som en utgiftsreduksjon. Bestemmelsene om tilskudd og stønader i kapittel 6 og 7 er endret for å rette opp og tydeliggjøre sammenhengen med forvaltningslovens krav til saksbehandling. Dette gjelder særlig punkt 6.2.3 om tilskuddsregelverk, punkt 6.3.2/7.3.2 om behandling av søknader og punkt 6.3.3/7.3.3 om tilskuddsbrev/stønadsbrev. Det er også gjort noen andre endringer i de to kapitlene for få en tydeligere fremstilling og begrepsbruk. Det er også noen andre endringer i kapittel 4 og 5. Kravene til elektronisk tilgjengelighet av bokførte opplysninger i punkt 4.4.9.2 er harmonisert med reglene i bokføringsloven med forskrifter, beløpsgrensen i punkt 5.3.7 for registering av eiendeler er økt, mens punkt 5.4.2.2 er oppdatert med krav om å tilby elektronisk faktura ved salg av varer og tjenester. Bestemmelser om økonomistyring i staten trer i kraft 1. januar 2020, med unntak av kravet om å tilby elektronisk faktura, som trådte i kraft 1. januar 2019 (jf. Finansdepartementets rundskriv R-10/2018 ), og kravene til regnskapsføring av innbetalinger ved refusjoner av utlegg og utgiftsdeling, som trer i kraft 1. januar 2021. Endringene som gjelder virksomhetenes årsrapport og publisering av revisjonsberetningen, gjelder fra og med rapporteringen for 2019. Finansdepartementet, september 2019. Endringer fastsatt i 2021 berører bestemmelser om økonomistyring i staten, kapittel 3 felles standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling. I punkt 3.3.2 om virksomhetens plikt til å føre regnskap er det tatt inn bestemmelse om at de statlige regnskapsstandardene (SRS) gjøres obligatorisk for alle statlige virksomheter med en innføringsperiode på fem år fra 2022, jf. Finansdepartementets rundskriv R-2021-114 /31. august 2021. I tråd med dette er det i punktene 3.4.1 og 3.4.2 gjort en mindre redigeringsmessig justering. Finansdepartementet, august 2021 Endringer fastsatt i 2022 gjelder punkt 2.7 Evalueringer som er oppdatert med digital avlevering eller innsamling til kudos.dfo.no . Tilsvarende gjelder punktene 6.5, 7.4 og 8.5. Punkt 3.5.1 Generelt om rapportering til statsregnskapet er oppdatert og skiller på håndtering av feil i årets månedlige rapportering og håndtering av feil i tidligere års statsregnskap. I punkt 5.3.2 Annet regel- og avtaleverk på området er det tatt inn en fotnote med henvisning til rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester og felles innkjøpsavtaler for sivile virksomheter i statsforvaltningen. Punkt 5.3.7 Registrering av eiendeler er oppdatert for å vise at virksomheter som avlegger årsregnskapet etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) oppfyller disse kravene. I punkt 5.4.3 Stille innkreving i bero er det presisert hvordan forventet tap skal håndteres i regnskapet, og i punkt 5.4.5 Regnskapsmessig behandling av opphørte krav er det det gitt retningslinjer for hvordan slike krav skal føres ut av kontospesifikasjonen. Finansdepartementet, desember 2022. Endringer fastsatt i 2025 gjelder punkt 4.4.3 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som er oppdatert i tråd med forskrift om endring i bokføringsforskriften . Punkt 6.3.8.2 Kontroll av informasjon fra tilskuddsmottakere er justert for å tydeliggjøre skillet mellom søkere og mottakere. Videre er det tatt inn innhold fra tidligere punkt 6.3.8.3 Revisorattestasjon. Her er begrepet attestasjon endret og begrepet registrert revisor tatt ut i tråd med lov om revisjon og revisorer . I punkt 6.4.1 Tilskudd til kommuner og fylkeskommuner er beløpsgrensen hevet og ordlyden er justert for å tydeliggjøre bestemmelsen. Bestemmelsene om økonomistyring i staten («bestemmelsene») trer i kraft 1. januar 2026. Finansdepartementet, desember 2025. Kapitlene i bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») må leses i sammenheng, herunder med reglement for økonomistyring i staten («reglementet»). 1 Departementets styring av virksomheter 1.1 Innledning Kapitlet omhandler departementets organisering og styring av underliggende virksomheter, herunder beskrivelse av departementets ansvar og styringsdialog med den enkelte virksomhet. Bestemmelsene i kapitlet gjelder for styring av alle statlige forvaltningsorganer, herunder styring av forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter. 1.2 Virksomhetsbegrepet i staten Departementet har ansvar for organiseringen av sitt ansvarsområde gjennom opprettelse og avvikling av underliggende virksomheter, og flytting av ansvarsområder mellom underliggende virksomheter. Statlige virksomheter under departementene må oppfylle følgende kriterier: Departementet har fastsatt instrukser for enheten i tråd med bestemmelsene i pkt. 1.3 . Enheten mottar bevilgninger og/eller andre budsjettfullmakter gitt av Stortinget som et ordinært forvaltningsorgan, et forvaltningsorgan med særskilte fullmakter eller en forvaltningsbedrift. De ansatte er underlagt lov om statens ansatte mv. (statsansatteloven) og lov om offentlige tjenestetvister og det statlige tariffområdet, med mindre det er fastsatt unntak fra virkeområdet. Enheten mottar tildelingsbrev i tråd med bestemmelsene i pkt. 1.5 . Enheten rapporterer regnskapsopplysninger til statsregnskapet i tråd med bestemmelsene i pkt. 3.5 . Enheten utarbeider egen årsrapport med et årsregnskap i tråd med bestemmelsene i pkt. 2.3.3 og 3.4 . Enhetens betalingsformidling skjer gjennom statens konsernkontoordning i tråd med bestemmelsene i pkt. 3.7.1. En virksomhet er direkte underlagt et departement. De fastsatte kriteriene skal benyttes av departementene ved vurderinger og beslutninger om organiseringen av sitt ansvarsområde. En statlig virksomhet må oppfylle alle kriteriene i bokstavene a til h. 1.3 Myndighet og ansvar Departementet har overordnet ansvar for at virksomheten gjennomfører aktiviteter i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger og departementets fastsatte mål og prioriteringer virksomheten bruker ressurser effektivt styringsdialogen mellom departementet og virksomheten fungerer på en hensiktsmessig måte virksomheten rapporterer relevant og pålitelig resultat- og regnskapsinformasjon det gjennomføres kontroll med virksomheten og at virksomheten har forsvarlig internkontroll evalueringer gjennomføres. Departementet skal fastsette instrukser som beskriver myndighet og ansvar mellom departementet og virksomheten, herunder de innbyrdes forhold mellom departementet, eventuelt styre og virksomhetslederen. Gjeldende instrukser til underliggende virksomheter, herunder eventuelle styreinstrukser, skal være publisert på departementets nettsider. Departementet skal ha kompetanse samt interne systemer og rutiner slik at underliggende virksomheter kan følges opp på forsvarlig vis. Departementets systemer og rutiner skal være tilpasset risiko og vesentlighet. 1.4 Generelt om styringsdialogen Departementet skal i samråd med virksomheten fastsette styringsdialogens form og innhold, herunder definere styringsdokumenter, møtefrekvens, rapporteringskrav med mer. Styringsdialogen mellom departementet og virksomheten skal dokumenteres. Departementet skal planlegge sin styring av virksomheten med både ettårig og flerårig perspektiv. Styring og oppfølging skal tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet. 1.5 Tildelingsbrevet Departementet skal følge opp Stortingets vedtak og forutsetninger i det årlige tildelingsbrevet til virksomheten. Tildelingsbrevet skal blant annet inneholde overordnede mål med angivelse av strategiske utfordringer og satsingsområder styringsparametere for å kunne vurdere måloppnåelse og resultater, som skal være mest mulig stabile over tid tildelt beløp fordelt på kapitler og poster og beløp som forutsettes inntjent administrative fullmakter og budsjettmessige fullmakter i henhold til Stortingets vedtak og forutsetninger krav til innholdet i årsrapporten og til annen rapportering omtale av eventuelle evalueringer som skal igangsettes. Departementet kan holde deler av bevilgningen tilbake som reserve for senere disponering gjennom året. Departementet skal sende tildelingsbrev til underliggende virksomheter så snart Stortinget har fattet sitt bevilgningsvedtak. Eventuelle tilleggstildelinger i budsjettåret skal utformes som supplerende tildelingsbrev. Kopi av tildelingsbrev og supplerende tildelingsbrev skal sendes Riksrevisjonen. Departementet skal i samråd med virksomheten vurdere behovet for et foreløpig tildelingsbrev. Departementet skal publisere tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev for underliggende virksomheter på departementets nettsider så snart brevene er sendt. Mottar virksomheten bevilgninger fra flere departementer, skal det departementet som har det overordnede administrative ansvaret for virksomheten, samordne styringssignalene. De øvrige departementene skal oversende nødvendig informasjon om bevilgningene til dette departementet. 1.6 Oppfølging av virksomheten 1.6.1 Rapportering Departementet skal i samråd med virksomheten definere behov og avtale omfang og innhold i rapporteringen. Rapporteringen skal beskrive måloppnåelse og resultater. Rapportering om resultater kan omfatte innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester samt effekter i forhold til brukere og samfunn, innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde. Departementet skal stille nærmere krav til innholdet i årsrapporten fra virksomheten, jf. pkt. 1.5. Kravene må utformes innenfor rammen av bestemmelsene om virksomhetens årsrapport omtalt i dette kapitlet og i kap. 2 og 3. Årsrapporten skal inneholde seks deler, med følgende benevnelse og rekkefølge: Leders beretning Introduksjon til virksomheten og hovedtall Årets aktiviteter og resultater Styring og kontroll i virksomheten Vurdering av framtidsutsikter Årsregnskap. Frist for virksomhetens oversendelse av årsrapporten til departementet er 15. mars. Departementet kan fastsette en tidligere frist. Departementet skal publisere årsrapportene fra underliggende virksomheter og revisjonsberetningene for disse virksomhetene på departementets nettsider innen 1. mai. Dersom revisjonsberetningen ikke foreligger innen denne fristen, skal beretningen publiseres så snart den foreligger. Departementet skal sørge for at kopi av årsrapporten sendes til Riksrevisjonen. 1.6.2 Departementets overordnede kontroll Departementets kontroll av underliggende virksomheter skal inngå i den ordinære styring og oppfølging av virksomheten. Behovet for eventuelle tilleggskontroller skal vurderes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet samt virksomhetens internkontroll. Departementet skal sikre seg at alle virksomheter har tilfredsstillende internkontroll slik at fastsatte mål og resultatkrav følges opp, ressursbruken er effektiv og virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler. Departementet skal sikre seg at bruk av særskilte fullmakter ikke fører til en utilsiktet prioritering i forhold til målene. 1.6.3 Evalueringer Departementet skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av departementets ansvarsområde og aktiviteter. Evalueringer kan vektlegge innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester eller effekter i forhold til brukere og samfunn. Frekvens og omfang av evalueringer skal bestemmes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Behovet må vurderes opp mot kvaliteten på og omfanget av øvrig rapportering. Organisering og innretning av de ulike evalueringene skal departementet drøfte med den underliggende virksomhet som en del av styringsdialogen. Evalueringer kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer. 2 Virksomhetens interne styring 2.1 Innledning Kapitlet omhandler virksomhetens interne styring, herunder krav til myndighets- og ansvarsstrukturer, styringsprosesser, internkontroll, kontroll av transaksjoner og organisering av økonomioppgaver. Bestemmelsene i kap. 1 om departementets styring av underliggende virksomheter kan så langt de passer benyttes for virksomhetens styring av driftsenheter innenfor virksomheten. Dersom virksomheten finner det hensiktsmessig å stille de tildelte midlene til disposisjon for driftsenheter innenfor virksomheten, skal dette skje skriftlig. 2.2 Myndighet og ansvar Virksomhetens ledelse har ansvaret for å gjennomføre aktiviteter i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger og fastsatte mål og prioriteringer fra departementet fastsette mål og resultatkrav og foreta prioriteringer med ettårig og flerårig perspektiv innenfor eget ansvarsområde sørge for planlegging, gjennomføring og oppfølging, herunder resultat- og regnskapsrapportering definere myndighet og ansvar og fastsette instrukser innenfor eget ansvarsområde for å sikre oppfyllelse av reglementet og bestemmelsene, herunder ansvarsforhold mellom virksomhetslederen og øvrig ledelse, eventuelt styre etablere internkontroll. Systemer og rutiner skal være tilpasset risiko og vesentlighet. Virksomheten kan bruke internrevisjon som en del av virksomhetens system for styring og kontroll. Virksomheter som har samlede utgifter eller samlede inntekter over 300 mill. kroner, skal vurdere om de bør bruke internrevisjon. Kravet om slik vurdering gjelder ikke for departementene. Nærmere krav til virksomhetens vurdering og krav til innretting av internrevisjoner i statlige virksomheter er fastsatt av Finansdepartementet i rundskriv R-117. Virksomhetens ledelse har innenfor rammene som stilles i instrukser fra overordnet departement, tildelingsbrevet, andre vedtak og gjeldende lover og regler, myndighet til å iverksette nødvendige tiltak innenfor sitt ansvarsområde. Gjeldende instrukser fra overordnet departement, herunder eventuell styreinstruks, skal være publisert på virksomhetens nettsider. 2.3 Styringsprosessen 2.3.1 Planlegging Virksomhetens ledelse skal planlegge og utarbeide strategier med ettårig og flerårig perspektiv tilpasset virksomhetens egenart. Planene skal dokumenteres gjennom interne styringsdokumenter. For å dokumentere virkningen av vesentlige forhold i planene, skal det fastsettes styringsparametere som er mest mulig stabile over tid. 2.3.2 Gjennomføring og oppfølging Virksomheten har ansvar for at mål og eventuelle resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev, andre vedtak og interne styringsdokumenter følges opp og gjennomføres innenfor rammen av tildelte ressurser. Virksomheten skal publisere tildelingsbrevet og eventuelle supplerende tildelingsbrev på sine nettsider så snart de er mottatt. Det må etableres løpende informasjons- og kommunikasjonsrutiner for rapportering og gjennomføring av planer. Den interne styringen skal være innrettet slik at den tilfredsstiller kravene til resultat- og regnskapsrapportering gitt av overordnet myndighet og andre virksomheten har nødvendig styringsinformasjon og beslutningsgrunnlag til å følge opp aktivitetene og resultatene virksomhetens økonomisystem sammen med statistikk, analyser og andre relevante systemer belyser om virksomheten drives effektivt i forhold til kostnader og fastsatte mål og resultatkrav utgifter følges opp mot bevilgning for å sikre at det ikke skjer uhjemlede overskridelser og at forutsatte inntekter kommer inn. Resultatinformasjonen skal benyttes i virksomhetens planlegging for de påfølgende år. Virksomheten skal informere departementet om vesentlige avvik i forhold til vedtatte planer eller tildelingsbrev straks virksomheten får kjennskap til slike avvik. Virksomheten skal videre fremme forslag om mulige korrigerende tiltak. 2.3.3 Rapportering Virksomheten skal sikre at rapportering som virksomheten har plikt til å avgi etter gjeldende lover og regler, skjer i henhold til fastsatte krav og frister. Virksomheten skal utarbeide en årsrapport til departementet. Årsrapporten skal være i henhold til krav i pkt. 1.6.1 og skal også inneholde annen informasjon av betydning for departementets styring og oppfølging. Årsrapporten skal gi et dekkende bilde av virksomhetens resultater og gi departementet grunnlag for å vurdere måloppnåelse og ressursbruk. Virksomhetsleder skal signere årsrapportens del I Leders beretning. Årsrapporten skal dateres. Nærmere krav til årsrapportens del VI Årsregnskap er omtalt i pkt. 3.4. Frist for virksomhetens oversendelse av årsrapporten til departementet er 15. mars. Departementet kan fastsette en tidligere frist. Årsrapporten skal publiseres på virksomhetens nettsider innen 1. mai. Revisjonsberetningen skal publiseres på virksomhetens nettsider innen 1. mai og sammen med årsrapporten. Dersom revisjonsberetningen ikke er mottatt innen denne fristen, skal beretningen publiseres så snart den foreligger. Plikten til å utarbeide årsrapport gjelder ikke departementene. Det enkelte departement skal likevel utarbeide og avlegge et årsregnskap i tråd med bestemmelsene i pkt. 3.4. Årsregnskapet skal publiseres på departementets nettsider innen 15. mars. Kravet om å publisere revisjonsberetningen gjelder også for departementene. 2.4 Internkontroll Alle virksomheter skal etablere internkontroll. Virksomhetens ledelse har ansvaret for å påse at internkontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, at den fungerer på en tilfredsstillende måte og at den kan dokumenteres. Internkontroll skal primært være innebygd i virksomhetens interne styring. Internkontrollen skal forhindre styringssvikt, feil og mangler slik at beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning ressursbruken er effektiv regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder at transaksjoner er i samsvar med underliggende forhold misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes. For å kunne utøve nødvendig internkontroll, skal virksomhetens ledelse etablere systemer, rutiner og tiltak med vekt på blant annet følgende faktorer: ledelsens og ansattes kompetanse og holdning til resultatoppfølging og kontroll identifisering av risikofaktorer som kan medvirke til at virksomhetens mål ikke nås, og korrigerende tiltak som med rimelighet kan redusere sannsynligheten for manglende måloppnåelse sikring av kvaliteten i den interne styringen, herunder forsvarlig arbeidsdeling, og produktivitet i arbeidsprosessene informasjonsrutiner som sikrer at viktig og pålitelig informasjon av betydning for måloppnåelsen kommuniseres på en effektiv måte rutiner for behandling og lagring av vesentlig informasjon som sikrer konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Internkontrollen skal også ha til hensikt å forebygge og avdekke tilsiktede handlinger utført i strid med gjeldende lover og regler, som eksempelvis manipulasjon, forfalskning eller endring av regnskapsdata eller annen resultatinformasjon. Statens personalhåndbok inneholder retningslinjer for behandling av saker om underslag, korrupsjon, tyveri, bedrageri og utroskap i statstjenesten, herunder at Riksrevisjonen skal underrettes omgående av virksomheten som oppdager mislighetene. Dersom virksomheten benytter en tjenesteyter, jf. pkt. 2.6, skal virksomhetens internkontroll være tilpasset arbeidsdelingen mellom virksomheten og tjenesteyteren. Ved etablering av kontrolltiltak skal virksomhetens ledelse vurdere hvilke kostnader tiltaket medfører, målt opp mot den nytte og de fordeler som kan oppnås. Alle tiltak skal forankres på overordnet nivå for å sikre relevans og fullstendighet i risikobildet. For spesielt viktige rutiner skal virksomhetens ledelse vurdere om det er behov for tilleggsrapportering og spesielle analyser for å avdekke eventuelle fremtidige avvik. 2.5 Kontroll av utgifts- og inntektstransaksjoner 2.5.1 Generelt om transaksjonskontroller Kontroll av utgifter og inntekter er et element i internkontrollen. Kontrollen skal sikre at inntekter, anskaffelser, tilskudd og lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp mot virksomhetens budsjetter og fastsatte planer. På inntektsområdet er formålet videre å sikre at virksomhetens inntekter blir korrekt fastsatt, utstedt og innbetalt, og at utestående krav blir fulgt opp. Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer kontroll med transaksjonene (transaksjonskontroller). Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 2.5, kan kontrollene utføres maskinelt. Bekreftelse av utførte kontroller skal dokumenteres med elektroniske signaturer/aktivitetsregistreringer eller manuelle signaturer av de som utfører transaksjonskontrollene. For store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem eller andre deler av økonomisystemet. Tilsvarende gjelder for store innbetalingsstrømmer. Det forutsettes at virksomheten fører kontroll med at systemløsningene fungerer som forutsatt, og at data sikres mot uautoriserte endringer, jf. pkt. 4.3. 2.5.2 Transaksjonskontroll av utgifter 2.5.2.1 Budsjettdisponeringsmyndighet Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten, skal bekreftes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til ansatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig. Virksomheten skal ha rutiner for tilfredsstillende oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet. Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig. Kravet om bekreftelse av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet, gjelder også ved utbetalinger som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer, feilinnbetalinger m.m. Kravet om slik bekreftelse gjelder videre ved utbetalinger av lån. Bekreftelsen av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet skal fremgå av dokumentasjon knyttet til bestilling, ordrebekreftelse, faktura, tilskuddsbrev eller lignende. Ved grupper av transaksjoner, som avrop på avtaler, delfakturering av avtaler, faste avtaler (for eksempel husleie, strøm) eller tilskudd som utbetales i flere terminer, kan dokumentasjonen knyttes til avtalen eller tilskuddsbrevet og omfatte flere enkelttransaksjoner. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Departementet kan gjøre unntak for leder av virksomhet og driftsenhet. Slike unntak skal være skriftlige og det skal etableres nødvendige kontroller. 2.5.2.2 Attestasjon Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. Attestasjonen av utgifter skal som hovedregel utføres av ansatte i virksomheten, men kan etter en vurdering av internkontrollen også utføres av innleid personell eller av en annen statlig virksomhet (jf. pkt. 2.6 romertall I). Den som attesterer, skal påse at nødvendige attestasjonskontroller er utført og ved det bekrefte at utbetalingen skjer på korrekt grunnlag. Kravene til kontroller som attestasjonen skal bygge på, fremgår for lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser av pkt. 5.2.4.2, for anskaffelser av pkt. 5.3.5.2, for tilskudd av pkt. 6.3.3 og for stønader av pkt. 7.3.3. Også ved utbetalinger som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer og feilinnbetalinger m.m. skal det attesteres for at utbetalingen skjer på korrekt grunnlag. Det samme gjelder ved utbetaling av lån til andre. Attestasjonen skal utføres av en annen enn den som har budsjettdisponeringsmyndighet og har bekreftet disposisjonen. Ved transaksjoner som gjelder små beløp, kan vedkommende med budsjettdisponeringsmyndighet likevel også attestere. Dette kan være aktuelt eksempelvis for små anskaffelser, overtid og tjenestereiser. Den som attesterer, kan ikke attestere godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Innleid personell kan heller ikke attestere utbetalinger til egen arbeidsgiver. 2.5.2.3 Kontroll ved bokføring Før bokføring kan finne sted, skal det kontrolleres at dokumentasjonen er kontert og attestert, og at disposisjonen er foretatt av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet. Kontroll av betalingsoppdrag er omtalt i pkt. 3.7.3. Nærmere krav til systemer og rutiner for transaksjoner som gjelder lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser og anskaffelser er omtalt i kap. 5, mens tilskudd og stønader er omtalt i kap. 6 og 7. 2.5.3 Transaksjonskontroll av inntekter Det skal normalt utføres transaksjonskontroller i tilknytning til fastsettelse av krav; rettet mot identifikasjon av aktuelle krav utstedelse av faktura; rettet mot korrekt fakturering av identifiserte krav bokføring; rettet mot bokføringsgrunnlag, kontering og postering innbetaling; av reskontroføring av innbetalinger oppfølging; rettet mot innkreving og regnskapsmessig behandling av opphørte krav. Transaksjonskontrollene for overføring av data eller kontroll av elektroniske signaturer kan være maskinelle (automatiske). Stikkprøvekontroller kan gjennomføres som alternativ til fullstendig kontroll av enkeltkrav, basert på en vurdering av risiko og vesentlighet. Nærmere krav til systemer og rutiner for inntektstransaksjoner er omtalt i kap. 5. 2.5.4 Aggregerte kontroller I tillegg til transaksjonskontrollene, skal det utføres kontroller på aggregert nivå, som avstemminger og oppfølging av budsjett. Ved avvik skal oppfølging omfatte kontroll av enkelttransaksjoner. Gjennomførte kontrollaktiviteter skal være dokumentert. 2.5.5 Etterkontroll Virksomhetens ledelse skal etablere rutiner for etterkontroll, eksempelvis ved gjennomføring av nødvendig budsjettoppfølging og kontroll basert på stikkprøver. Etterkontrollen må sammen med transaksjonskontrollene tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet slik at man foretar en avveining mot kostnader ved kontrollene. Gjennomførte kontrollaktiviteter skal være dokumentert. 2.6 Organisering av økonomioppgaver Virksomheten bestemmer hvordan organiseringen av økonomioppgavene legges opp, innenfor rammen av reglement for økonomistyring i staten og foreliggende bestemmelser samt eventuelle instrukser fra overordnet departement (jf. kap. 1 ). Virksomhetsleder har et selvstendig ansvar for økonomioppgavene, uavhengig av om deler av oppgavene utføres av andre. Følgende tre hovedmodeller for arbeidsdeling mellom virksomheten og andre i eller utenfor staten kan benyttes: Andre statlige virksomheter under eget eller et annet departementsområde og som ikke er tjenesteyter, kan utføre deler av økonomioppgavene for virksomheten. Virksomheten skal selv ivareta utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet og påse korrekt fastsetting av inntektskrav, jf. pkt. 2.5. For modell I kan virksomheten etter en vurdering av internkontrollen avtale at attestasjon kan utføres av en annen statlig virksomhet. Private eller statlige tjenesteytere kan gi tilgang for virksomheten til og drifte IKT-infrastruktur og økonomisystem, herunder hjelpesystemer for elektronisk fakturering. Virksomheten skal sende skriftlig melding til Finansdepartementet når slik avtale er inngått, herunder om hvilke tjenester avtalen omfatter. Private eller statlige tjenesteytere godkjent av Finansdepartementet kan utføre integrerte lønns- og økonomitjenester for virksomheten. Virksomheten skal selv ivareta utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet og påse korrekt fastsetting av inntektskrav samt ivareta attestasjon av utgifter, jf. pkt. 2.5. For modell I og modell III kan virksomheten etter en vurdering av internkontrollen avtale at en annen statlig virksomhet eller en statlig tjenesteyter gis fullmakt til å autorisere betalingsoppdrag på vegne av virksomheten. Alle modeller skal reguleres i en avtale for blant annet å sikre klare oppgave- og ansvarsforhold, avtalt tjenestekvalitet og tilstrekkelig datasikkerhet. Arbeidsdelingen mellom virksomheten og tjenesteyter skal være lagt opp på en slik måte at virksomheten har tilstrekkelig innsikt og kompetanse for å ivareta sitt selvstendige ansvar for økonomistyringen, samt grunnlag og dokumentasjon for å utføre de oppgavene som virksomheten selv er pålagt å utføre (jf. ovenfor). Arbeidsdeling som fraviker kravene i reglementet og bestemmelsene, må godkjennes av Finansdepartementet. 2.7 Evalueringer Virksomheten skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde og aktiviteter. Evalueringer kan vektlegge innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester eller effekter i forhold til brukere og samfunn. Frekvens og omfang av evalueringer skal bestemmes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Behovet må vurderes opp mot kvaliteten på og omfanget av virksomhetens øvrige rapportering internt og til overordnet departement. Evalueringer kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer. Virksomheten skal sørge for at evalueringer som er gjort tilgjengelig for allmennheten, blir avlevert til Nasjonalbiblioteket i tråd med pliktavleveringslova § 4 . Avlevering i henhold til pliktavleveringslova § 4 er ivaretatt ved digital avlevering eller innsamling til kudos.dfo.no . 3 Felles standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling 3.1 Innledning Kapitlet omhandler felles standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling i staten. Formålet med kapitlet er å sikre at virksomhetene anvender fullstendige og konsistente budsjett- og regnskapsprinsipper og standarder. Formålet er videre å sikre at virksomhetene har en effektiv og sikker betalingsformidling. 3.2 Statsbudsjettet og virksomhetens gjennomføring av vedtatt budsjett 3.2.1 Felles system for utarbeidelse av forslag til statsbudsjett Stortinget er bevilgende myndighet og vedtar statsbudsjettet, jf. Grunnloven § 75 . Regjeringen legger fram forslag til statsbudsjett for Stortinget i tråd med bevilgningsreglementet . Etter bevilgningsreglementet § 3 gjelder følgende grunnleggende prinsipper for statsbudsjettet: Budsjettet vedtas for kalenderåret. Budsjettet skal inneholde alle statlige utgifter og inntekter knyttet til virksomheter og tiltak som får sine utgifter og inntekter fastsatt ved Stortingets bevilgningsvedtak. Bevilgningene skal være basert på realistiske anslag over utgiftene og inntektene. Utgifter og inntekter skal tas med i budsjettet for det året de antas å bli kontant betalt. Utgifter og inntekter skal føres opp i budsjettet med brutto beløp. Departementet og underliggende virksomheter skal utarbeide budsjettforslag til Stortinget i samsvar med prinsippene fastsatt i bevilgningsreglementet §§ 3 – 9 , jf. reglement for økonomistyring i staten § 5 . Budsjettforslaget skal følge statens kontoplan med inndeling i kapitler og poster, jf. Finansdepartementets rundskriv R-101. Arbeidet med budsjettforslaget inklusive budsjettproposisjonen skal utføres i samsvar med retningslinjer fastsatt av Finansdepartementet i årlige rundskriv. Stortingets vedtak om statsbudsjettet er rettet til det enkelte departement, som får utgifts- og inntektsbevilgninger stilt til disposisjon. Departementet kan tildele disse midlene til underliggende virksomheter og skal i slike tilfeller føre kontroll med virksomhetenes disposisjoner, jf. reglement for økonomistyring i staten §§ 6 , 7 og 15 og bestemmelsene pkt. 1.6.2. 3.2.2 Virksomhetens gjennomføring av vedtatt budsjett Virksomheten disponerer utgifts- og inntektsbevilgninger stilt til disposisjon i tildelingsbrev eller ved belastningsfullmakt. Utgiftsbevilgninger kan ikke overskrides eller brukes til andre formål enn forutsatt av Stortinget, jf. bevilgningsreglementet § 5 . Det er ikke adgang til å bruke merinntekter gjennom året eller overføre ubrukte midler til etterfølgende budsjettår, med mindre dette er hjemlet i andre bestemmelser, jf. bevilgningsreglementet §§ 3 , 5 og 11 . Forpliktelser utover budsjettåret krever særskilt fullmakt, jf. bevilgningsreglementet § 6 . Virksomheten har fullmakt til og pålegg om å bruke de bevilgninger som er stilt til disposisjon, i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger. Virksomheten skal også sikre at forutsatte inntekter kommer inn i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger. Nærmere krav til gjennomføring av budsjettet er omtalt i pkt. 2.2 og 2.3. 3.3 Statsregnskapet og virksomhetsregnskapet 3.3.1 Felles system for utarbeidelse av statsregnskapet Finansdepartementet legger fram melding om statsregnskapet og oversender denne til Stortinget. Statsregnskapet skal inneholde et bevilgningsregnskap og et kapitalregnskap, jf. bevilgningsreglementet § 13 . Bevilgningsregnskapet skal under hver post vise regnskapsførte utgifter eller inntekter. For utgiftspostene vises overført beløp fra forrige år, total bevilgning i budsjettåret og overført beløp til neste år. Kapitalregnskapet skal gi en oversikt over statens finansielle eiendeler og forpliktelser og vise sammenhengen med bevilgningsregnskapet. Statsregnskapet utarbeides på grunnlag av regnskapsopplysninger som rapporteres fra departementer og virksomheter månedlig og årlig. Rapporteringen skal følge de grunnleggende prinsipper og den inndeling Stortinget har fastsatt i vedtatt statsbudsjett, jf. bevilgningsreglementet §§ 3 , 4 og 13 og bestemmelsene pkt. 3.2.1. Statsregnskapet forvaltes av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring som mottar virksomhetens rapportering til statsregnskapet, jf. pkt. 3.5. 3.3.2 Virksomhetens plikt til å føre regnskap Alle virksomheter har plikt til å føre regnskap. Regnskapsføringen omfatter bokføring og pliktig regnskapsrapportering. Regnskapet skal gi grunnlag for kontroll med disponeringen av gitte bevilgninger og grunnlag for analyser av virksomhetens aktiviteter, jf. reglement for økonomistyring i staten § 12 . Virksomhetene skal føre regnskapet etter enten kontantprinsippet eller periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Forvaltningsorganer med særskilte fullmakter til bruttoføring utenfor statsbudsjettet skal føre regnskapet etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Prinsippet som virksomheten benytter, skal fremgå av tildelingsbrev eller instruks. Alle statlige virksomheter skal innen 1. januar 2027 føre regnskapet etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Virksomheter som i dag fører regnskapet etter kontantprinsippet, skal fastsette tidspunktet for overgang til SRS i samråd med overordnet departement (innenfor innføringsperioden på fem år fra 2022). Virksomhetens regnskapsprinsipper skal være dokumentert og konsistent over tid. Pliktig regnskapsrapportering er avgivelse av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt og med et forhåndsdefinert innhold. For statlige virksomheter omfatter dette rapportering til statsregnskapet, med bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet, oversendelse av avlagt årsregnskap til departementet og annen rapportering fastsatt i eller med hjemmel i lov. Virksomhetens ledelse skal sikre at pliktig regnskapsrapportering har tilfredsstillende kvalitet både periodevis og ved årets slutt følger de til enhver tid gjeldende bestemmelser og eventuelle standarder for regnskapsføring fastsatt av Finansdepartementet i disse bestemmelsene og i rundskriv, herunder overholder fastsatte tidsfrister og krav til form og innhold er i samsvar med krav fra overordnet departement, belastningsfullmakter og andre vedtak er i henhold til bestemmelser om bokføring og økonomisystem, jf. kap. 4 . 3.3.3 Virksomhetens kontoplan Finansdepartementet har fastsatt standard kontoplan for statlige virksomheter på et obligatorisk siffernivå med en inndeling av virksomhetens utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld gruppert etter art, jf. rundskriv R-102. Virksomhetene skal bokføre på artskontoene i standard kontoplan. Det skal ikke bokføres på kontoer som er reservert. Virksomheter som har behov for å spesifisere artskontoene utover det obligatoriske nivået, kan gjøre dette ved å legge til siffer på aktuelle kontoer. Dersom virksomheten velger å bruke flere siffer enn det obligatoriske siffernivået, skal de kontoene som spesifiseres med flere siffer, innholdsmessig passe inn under det overordnede obligatoriske nivået. Departementet må vurdere behovet for å samordne virksomhetenes tilpasninger av kontoplanen under obligatorisk siffernivå, for å få fram konsoliderte og sammenlignbare data innenfor sitt område. 3.4 Virksomhetens årsregnskap 3.4.1 Generelt om årsregnskap Virksomheten skal ved årets slutt utarbeide og avlegge et årsregnskap med noter i tråd med disse bestemmelsene, rundskriv R-115 fra Finansdepartementet og krav fra overordnet departement. Årsregnskapet skal gi et dekkende bilde av virksomhetens disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld. Årsregnskapet skal vise regnskapstall for hele virksomheten samlet. Virksomhetens årsregnskap skal inneholde tre deler: ledelseskommentarer oppstilling av bevilgningsrapportering oppstilling av artskontorapportering. I tillegg skal årsregnskapet inneholde en oppstilling av virksomhetsregnskapet når virksomheten fører regnskapet etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS), jf. pkt. 3.3.2. Forvaltere av statlige fond skal, uavhengig av valgt prinsipp, utarbeide en oppstilling av fondsregnskapet, jf. pkt. 3.4.6. Virksomhetens årsregnskap skal inngå som en del av årsrapporten, men skal også kunne leses som et selvstendig dokument. Årsregnskapet avlegges ved virksomhetsleders signatur på ledelseskommentarer til årsregnskapet. Avlagt årsregnskap skal oversendes departementet med kopi til Riksrevisjonen så snart det er avlagt og innen 15. mars, jf. pkt. 2.3.3. Årsregnskapet og revisjonsberetningen skal publiseres i tråd med bestemmelsene i pkt. 2.3.3. Plikten til å utarbeide og avlegge et årsregnskap i tråd med disse bestemmelsene gjelder også for departementene. Spesielle tilpasninger for forvaltningsorganer med særskilte fullmakter, for forvaltningsbedrifter og ved forvaltning av statlige fond fremgår av punktene 3.4.4–3.4.6. 3.4.2 Grunnleggende prinsipper for årsregnskap Årsregnskap skal utarbeides i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper: Regnskapet skal følge kalenderåret (ettårsprinsippet). Regnskapet skal inneholde alle utgifter og inntekter for regnskapsåret (fullstendighetsprinsippet). Regnskapet skal utarbeides i tråd med kontantprinsippet. Utgifter og inntekter skal føres opp i regnskapet med brutto beløp (bruttoprinsippet). De grunnleggende prinsippene for årsregnskapet er de samme som gjelder for statsbudsjettet og statsregnskapet, jf. pkt. 3.2.1 og pkt. 3.5.2, da regnskapet blant annet skal gi grunnlag for kontroll med disponeringen av gitte bevilgninger, jf. pkt. 3.3.2. Kontantprinsippet og bruttoprinsippet innebærer at utbetalinger skal rapporteres som utgifter i den perioden utbetalingen skjer, og at innbetalinger skal rapporteres som inntekter i den perioden innbetalingen skjer. Det skal gjøres enkelte unntak fra kontantprinsippet og bruttoprinsippet, jf. Finansdepartementets rundskriv R-101. Andre unntak fra kontantprinsippet og bruttoprinsippet i enkeltsaker krever uttrykkelig vedtak av Stortinget, jf. bevilgningsreglementet § 2 . Unntakene fra kontantprinsippet innebærer at det oppstår et mellomværende med statskassen, jf. pkt. 3.5.2 og nærmere bestemmelser i pkt. 5.1.1 i rundskriv R-101. Når virksomheten skal stille opp virksomhetsregnskapet som del av årsregnskapet, jf. pkt. 3.4.1, skal virksomhetsregnskapet utarbeides etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS), jf. Finansdepartementets rundskriv R-114. 3.4.3 Årsregnskapets innhold og oppstilling 3.4.3.1 Ledelseskommentarene Ledelseskommentarene skal inneholde virksomhetsleders vurderinger av vesentlige forhold ved årsregnskapet og knyttes til innholdet i alle oppstillinger som inngår i årsregnskapet. Det skal opplyses om revisjonsordningen for virksomheten. Virksomhetsleder skal bekrefte at årsregnskapet gir et dekkende bilde, jf. pkt. 3.4.1, og er avlagt i henhold til bestemmelsene, rundskriv fra Finansdepartementet og krav fra overordnet departement. 3.4.3.2 Oppstilling av bevilgningsrapporteringen Oppstillingen av bevilgningsrapporteringen med noter skal vise alle bevilgninger virksomheten har hatt til disposisjon og alle opplysninger som er rapportert til statsregnskapet etter statens kontoplan i regnskapsåret. Oppstillingen skal også vise alle finansielle eiendeler og forpliktelser som virksomheten står oppført med i kapitalregnskapet, jf. pkt. 3.5. Opplysningene skal stilles opp etter de kapitler og poster i bevilgningsregnskapet og kontoer i kapitalregnskapet som virksomheten har rapportert til statsregnskapet, og følge aktuell oppstillingsplan i Finansdepartementets rundskriv R-115. 3.4.3.3 Oppstilling av artskontorapporteringen Oppstillingen av artskontorapporteringen med noter skal vise hva som er rapportert til statsregnskapet etter standard kontoplan i regnskapsåret. Oppstillingen skal også vise mellomværende med statskassen fordelt på grupper av kontoer. Det skal for hver regnskapslinje presenteres sammenligningstall for foregående regnskapsår. Virksomheter som skal presentere en oppstilling av virksomhetsregnskapet, jf. pkt. 3.4.1, skal ikke utarbeide noter til oppstilling av artskontorapporteringen. Oppstillingen skal presenteres med beløp i henhold til Finansdepartementets rundskriv R-115. 3.4.3.4 Oppstilling av virksomhetsregnskapet Virksomheter som fører regnskapet etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS), jf. pkt. 3.3.2, skal utarbeide en oppstilling av virksomhetsregnskapet, med resultat- og balanseoppstilling med noter, etter krav i Finansdepartementets rundskriv R-114. Oppstillingen av virksomhetsregnskapet skal inneholde alle bokførte beløp i virksomhetens kontospesifikasjon. 3.4.4 Spesielle tilpasninger for forvaltningsorganer med særskilte fullmakter Forvaltningsorganer med særskilte fullmakter til bruttoføring utenfor statsbudsjettet («nettobudsjetterte virksomheter») skal følge bestemmelsene som er gitt i pkt. 3.4.1–3.4.3 om regnskapsføring og årsregnskap, med følgende tilpasninger: Oppstillingen av bevilgningsrapporteringen skal settes opp etter en forenklet oppstillingsplan. Oppstillingen av artskontorapporteringen skal ikke inngå i årsregnskapet. Oppstillingen av virksomhetsregnskapet skal utarbeides og presenteres etter de statlige regnskapsstandardene (SRS). 3.4.5 Spesielle tilpasninger for forvaltningsbedrifter Forvaltningsbedrifter rapporterer til statsregnskapet med noen tilpasninger som fremgår av pkt. 3.5.5. Virksomhetene skal følge bestemmelsene som er gitt i pkt. 3.4.1–3.4.3 om regnskapsføring og årsregnskap, med følgende tilpasning: Oppstillingen av bevilgningsrapporteringen skal utarbeides slik at post 24 med underposter og beregning av driftsresultat presenteres samlet. 3.4.6 Spesielle tilpasninger for statlige fond Virksomheter som forvalter statlige fond, jf. pkt. 3.6.4, skal avlegge et eget årsregnskap for hvert fond. Forvaltningen av statlige fond skal følge bestemmelsene som er gitt i pkt. 3.4.1–3.4.3 om regnskapsføring og årsregnskap, med følgende tilpasninger: Oppstillingen av bevilgningsrapporteringen skal settes opp etter en forenklet oppstillingsplan med tilhørende note. Oppstillingen av artskontorapporteringen skal ikke inngå i årsregnskapet. Oppstillingen av fondsregnskapet skal vise alle fondets utgifter, inntekter, eiendeler, fondskapital og eventuell gjeld. 3.5 Rapportering til statsregnskapet 3.5.1 Generelt om rapporteringen til statsregnskapet Virksomheten skal månedlig og ved årets slutt rapportere regnskapsopplysninger til statsregnskapet, med bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet. Finansdepartementet fastsetter frister i årlig rundskriv om rapportering. Samme rapporteringsfrister gjelder ved forvaltning av statlige fond og andre midler som skal inngå i rapporteringen til statsregnskapet, jf. pkt. 3.5.6 og 3.6. Regnskapsopplysninger som rapporteres til statsregnskapet skal følge de grunnleggende prinsipper og den inndeling Stortinget har fastsatt i vedtatt statsbudsjett, jf. bevilgningsreglementet §§ 3 , 4 og 13 og bestemmelsene pkt. 3.2. Departementet har overordnet ansvar for bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet for departementet og underliggende virksomheter. Den enkelte virksomhet er ansvarlig for å dokumentere sin rapportering til statsregnskapet. Virksomheten skal i ettertid kunne dokumentere hva som er registrert i statsregnskapet, sammenholdt med transaksjoner som er bokført i virksomhetens kontospesifikasjon og med avstemming av oppgjørskontoer i Norges Bank. Virksomheten skal etter oversendelse av regnskapsrapport, hente avstemmingsliste fra statsregnskapet og kontrollere at posteringene i statsregnskapet er i samsvar med innrapportert regnskap. Avstemmingen skal dokumenteres. Feil og avvik som avdekkes i den månedlige rapporteringen til statsregnskapet i inneværende år skal rettes i påfølgende regnskapsperiode og inngå i rapporteringen til statsregnskapet for denne perioden. Departementet kan etter søknad til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring få rettet opp uoppklarte differanser og feil i tidligere års statsregnskap med inntil 1 mill. kroner mot konto for forskyvninger i balansen. Nærmere bestemmelser om behandling av uoppklarte differanser og feilføringer er fastsatt av Finansdepartementet i rundskriv R-107. Finansdepartementet fastsetter nærmere retningslinjer for rapporteringen til statsregnskapet i årlig rundskriv. 3.5.2 Bevilgningsregnskapet Virksomhetens rapportering til bevilgningsregnskapet skal inneholde regnskapsopplysninger om utgifter og inntekter etter inndelingen i det vedtatte statsbudsjettet på kapittel og post. Rapportering skal også inneholde regnskapsopplysninger etter inndelingen i standard kontoplan på obligatorisk siffernivå. Virksomhetens rapportering til bevilgningsregnskapet skal videre inneholde regnskapsopplysninger om virksomhetens mellomværende med statskassen, fordelt på artskontoer i standard kontoplan på obligatorisk siffernivå. Mellomværende oppstår normalt når ut- eller innbetalinger ikke er ført på kapittel og post, eller når det er gjort postering på kapittel og post uten tilhørende ut- og innbetaling, jf. nærmere bestemmelser i Finansdepartementets rundskriv R-101, pkt. 5.1.1. Ved salg av eiendeler som er oppført i kapitalregnskapet, skal inntekten rapporteres brutto på en 90-post til bevilgningsregnskapet, jf. pkt. 3.5.3. Departementet vil ved periodeavslutning motta en rapport fra statsregnskapet som viser bevilgningsregnskapet på departementets budsjettkapitler. Departementet skal ved årets slutt bekrefte sitt bevilgningsregnskap overfor Direktoratet for forvaltning og økonomistyring i henhold til årlig rundskriv fra Finansdepartementet. Departementet skal også gi Riksrevisjonen forklaringer på ikke uvesentlige avvik mellom bevilgnings- og regnskapstall, jf. bevilgningsreglementet § 13 . Forklaringene sendes med kopi til Finansdepartementet. 3.5.3 Kapitalregnskapet Virksomheter som gir lån, har eller anskaffer finansielle eiendeler som eksempelvis aksjer eller gir kapitalinnskudd i statsforetak o.l. i henhold til stortingsvedtak, skal rapportere transaksjonene til kapitalregnskapet. Transaksjoner som representerer formuesomplasseringer og som rapporteres på 90-post til bevilgningsregnskapet, skal oppføres i kapitalregnskapet. Virksomheten skal ha oversikt over alle kapitalposter virksomheten står oppført med i kapitalregnskapet. Kapitalpostene skal fremgå som eiendeler eller forpliktelser i virksomhetens kontospesifikasjon. I kapitalregnskapet skal eiendeler føres til kostpris på transaksjonstidspunktet. Normalt foretas ikke omvurderinger i kapitalregnskapet, med unntak for plasseringer og gjeld i utenlandsk valuta som omvurderes og justeres for valutakursendringer. Avskrivning ved tap på fordringer og andre formuesverdier som er oppført i kapitalregnskapet, kan bare foretas i medhold av Stortingets bevilgningsvedtak eller romertallsvedtak, lov, forskrift, kongelig resolusjon eller kjennelse ved en domstol. Herunder skal tap på lån avskrives ved bevilgning, med mindre annet er bestemt ved Stortingets vedtak. Virksomheten skal rapportere nye plasseringer og andre endringer til statsregnskapet, inkludert endringer som ikke medfører en likviditetstransaksjon. Ved årets slutt skal virksomhetens kapitalposter avstemmes mot statsregnskapet, og mot relevante offentlige registre, depot o.l. Hvert departement skal samlet rapportere eiendeler og forpliktelser for alle underliggende virksomheter til kapitalregnskapet. 3.5.4 Spesielle rapporteringskrav for forvaltningsorganer med særskilte fullmakter Nettobudsjetterte virksomheter har en forenklet rapportering til statsregnskapet og skal ikke rapportere på kapittel og post. Virksomhetene skal følge bestemmelsene som er gitt i pkt. 3.5.1–3.5.3 om rapportering til statsregnskapet, med følgende tilpasninger: Månedlig rapportering skal skje ved at virksomheten sender inn en likvidrapport. Likvidrapporten skal inneholde regnskapsopplysninger om inngående og utgående saldo og endringer i perioden på virksomhetens oppgjørskonto i Norges Bank. Likvidrapporten skal avstemmes med virksomhetsregnskapet før rapporten sendes til statsregnskapet. Virksomheten skal i tillegg månedlig sende inn regnskapsopplysninger etter inndelingen i standard kontoplan på obligatorisk siffernivå, i tråd med retningslinjer i årlig rundskriv fra Finansdepartementet om rapporteringen til statsregnskapet. Ved årets slutt skal virksomheten rapportere saldo på oppgjørskonto i Norges Bank til kapitalregnskapet via overordnet departement. 3.5.5 Spesielle rapporteringskrav for forvaltningsbedrifter Forvaltningsbedrifter skal følge bestemmelsene som er gitt i pkt. 3.5.1–3.5.3 om rapportering til statsregnskapet, med følgende tilpasninger: Forvaltningsbedrifter skal for post 24 driftsresultat rapportere på underposter for driftsinntekter, driftsutgifter, avskrivninger, renter av statens kapital, renter av mellomværende, investeringer og reguleringsfond. Realinvesteringer, som eksempelvis fast eiendom, maskiner og utstyr, skal oppføres i kapitalregnskapet når de er belastet postene 30–49 på forvaltningsbedriftenes eget kapittel i bevilgningsregnskapet. Rapporteringen til kapitalregnskapet skal inneholde oppstillinger som viser endringen i den faste kapitalen og virksomhetens balanse. 3.5.6 Spesielle rapporteringskrav for statlige fond Virksomheter som forvalter statlige fond, jf. pkt. 3.6.4, skal for fondet følge bestemmelsene gitt i pkt. 3.5.1–3.5.3 om rapportering til statsregnskapet, med følgende tilpasninger: Månedlig rapportering skal skje ved innsending av en likvidrapport. Likvidrapporten skal inneholde regnskapsopplysninger om inngående og utgående saldo og endringer i perioden på fondets oppgjørskonto i Norges Bank. Likvidrapporten skal avstemmes med fondets regnskap før rapporten sendes til statsregnskapet. Ved årets slutt skal virksomheten rapportere saldo på fondets oppgjørskonto i Norges Bank til kapitalregnskapet via overordnet departement. 3.6 Forvaltning av finansielle eiendeler og midler 3.6.1 Forvaltning av finansielle eiendeler Virksomheter som gir lån, har eller anskaffer finansielle eiendeler som eksempelvis aksjer eller gir kapitalinnskudd i statsforetak o.l. i henhold til stortingsvedtak, skal sikre seg at det inngås skriftlig avtale om transaksjonen beskrevet ovenfor statens risiko om mulig begrenses ved tinglysning av pant eller lignende transaksjonen gjennomføres som avtalt, jf. krav til transaksjonskontroller i pkt. 2.5 innbetaling av avkastning, renter og utbytte mottas i overensstemmelse med avtaler, og vedtak på foretaksmøte og/eller generalforsamling følges opp det ved manglende oppfyllelse av avtalen straks iverksettes nødvendige tiltak for å rette opp forholdet. Forvaltning av finansielle eiendeler skal følge bestemmelsene pkt. 5.4.7 Erverv, forvaltning og oppbevaring av verdipapirer. 3.6.2 Forvaltning av midler for private og internasjonale organisasjoner Virksomheter som forvalter midler på vegne av private og internasjonale organisasjoner, skal etablere regnskapsrutiner som dokumenterer alle inn- og utbetalinger, og føre regnskap for disse. Virksomhetens forvaltning av slike midler skal omtales i virksomhetens årsregnskap. Midlene skal inngå på v